62 % der spanischen KMU und Selbstständigen haben noch keinen Plan, um ihre Fakturierung an VeriFactu anzupassen — so das Ergebnis einer Studie von TeamSystem vom November 2025. Im Internet kursieren widersprüchliche Fristen: 2025, 2026, 2027 … Welche gilt wirklich? Dieser Leitfaden bringt Ordnung in das regulatorische Wirrwarr — auf Basis offizieller Quellen: Was ist VeriFactu genau, wen betrifft es und ab wann nach dem jüngsten Aufschub, welche technischen Anforderungen gelten, welche Bußgelder drohen und wie Sie diese Pflicht in eine Chance zur Automatisierung Ihres Rechnungskreislaufs verwandeln.
Was ist VeriFactu und wen betrifft es?
VeriFactu ist der gängige Name für das Regelwerk zu den Anforderungen an elektronische Abrechnungssysteme (RRSIF, Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación), das durch das Real Decreto 1007/2023 verabschiedet wurde. Der Kern: Wer Rechnungen mit einer Software ausstellt, muss sicherstellen, dass jede Rechnung vollständig, unveränderlich und nachvollziehbar erfasst wird — mit einer verketteten digitalen Prüfsumme und einem steuerlichen QR-Code. Das Ziel der spanischen Steuerbehörde (AEAT, Agencia Tributaria) ist es, sogenannte „Doppelbuch-Software" zu unterbinden, die Umsätze verschleiern oder manipulieren kann.
Die Regelung betrifft die große Mehrheit der spanischen Unternehmenswelt: Die Wirtschaftspresse schätzt — gestützt auf AEAT-Daten — rund 4,6 Millionen Steuerpflichtige, darunter Selbstständige und KMU. Wer der Körperschaftsteuer (IS), der Einkommensteuer (IRPF) mit wirtschaftlicher Tätigkeit unterliegt oder einer Gesellschaft in einem Zurechnungsregime angehört und mit Software fakturiert, fällt unter VeriFactu.
Vier Hauptgruppen sind ausgenommen:
- Unternehmen, die am SII teilnehmen (Suministro Inmediato de Información, Sofortmeldeverfahren), die ihre Umsatzsteueraufzeichnungen bereits nahezu in Echtzeit an die AEAT übermitteln.
- Forale Territorien: Das Baskenland verfügt über ein eigenes System (TicketBAI), Navarra über ein eigenes forales System. Achtung: Ein Unternehmen aus einem foralen Gebiet mit Geschäftstätigkeit im gemeinsamen Steuergebiet kann beiden Regimes unterliegen.
- Wer keinerlei Fakturierungssoftware verwendet und ausschließlich handschriftlich auf Papier fakturiert.
- Bestimmte Vorgänge, die durch die Rechnungsstellungsverordnung ausdrücklich ausgenommen sind.
Ab wann ist VeriFactu Pflicht? Die echten Fristen nach dem Aufschub
Zum heutigen Datum ist weder ein Selbstständiger noch ein Unternehmen verpflichtet, nach VeriFactu zu fakturieren. Das ist die kurze Antwort, die viele bei Google gut platzierte Artikel noch immer falsch wiedergeben — denn der Zeitplan hat sich zweimal geändert:
| Rechtsgrundlage | Kapitalgesellschaften (IS) | Selbstständige und Sonstige |
|---|---|---|
| RD 1007/2023 (ursprünglicher Zeitplan) | 1. Juli 2025 | 1. Juli 2025 |
| RD 254/2025 (erster Aufschub) | 1. Januar 2026 | 1. Juli 2026 |
| RD-ley 15/2025 (geltender Zeitplan) | Vor dem 1. Januar 2027 | Vor dem 1. Juli 2027 |
Der zweite Aufschub wurde durch das Real Decreto-ley 15/2025 (BOE vom 3. Dezember 2025) beschlossen und ist derzeit in Kraft, wie die Informationsnotiz der AEAT selbst bestätigt. Die in vielen Leitfäden noch kursierenden Zwischenfristen für 2026 wurden aufgehoben, bevor sie überhaupt angewendet wurden.
Eine Frist ist hingegen bereits abgelaufen: die für Softwarehersteller und -vertreiber. Seit dem 29. Juli 2025 dürfen nur noch Abrechnungssysteme angeboten werden, die bereits an das Regelwerk angepasst sind und über eine Konformitätserklärung (declaración responsable) verfügen. Praktisch bedeutet das: Jede Fakturierungssoftware, die Sie heute erwerben, sollte bereits konform sein. Kann Ihr Anbieter dies nicht nachweisen, ist das ein Warnsignal.
Das Fehlen einer unmittelbaren Pflicht bedeutet nicht, dass Abwarten klug ist: Die freiwillige Übermittlung von Datensätzen an die AEAT ist bereits möglich, und die Anpassung von Fakturierungsprozessen, die mit ERP, Buchhaltung und Zahlungseingang integriert sind, dauert Monate, nicht Wochen. Kapitalgesellschaften verbleiben fünf Monate; Selbstständigen bleiben elf.
So funktioniert VeriFactu: Rechnungsregister, verkettete Prüfsumme und QR-Code
Das Regelwerk ändert nicht, was eine Rechnung ist, sondern wie Ihre Software sie erzeugt und speichert. Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung ausstellen (oder stornieren), muss das System einen Rechnungsdatensatz im XML-Format mit einer verketteten digitalen Prüfsumme (Hash) zum vorherigen Datensatz erstellen. Diese Verkettung macht jede nachträgliche Veränderung erkennbar: Wird eine Rechnung gelöscht oder geändert, bricht die Kette.
Darüber hinaus enthält jede Rechnung, die mit einem angepassten System ausgestellt wird, einen steuerlichen QR-Code (zwischen 30x30 und 40x40 mm, gemäß Orden HAC/1177/2024), der die Prüf-URL auf der Website der AEAT sowie NIF des Ausstellers, Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag enthält. Der Empfänger kann ihn einscannen und die Rechnung beim spanischen Fiskus prüfen.
Das Regelwerk bietet zwei Modalitäten:
- Modalität VERI*FACTU (verifizierbar): Ihre Software übermittelt jeden Rechnungsdatensatz automatisch zum Zeitpunkt der Ausstellung an die AEAT. Im Gegenzug sind Sie von der elektronischen Signatur der Datensätze und der Führung eines Ereignisprotokolls befreit. Die Rechnungen tragen den Vermerk „Auf dem elektronischen Portal der AEAT überprüfbare Rechnung".
- Nicht verifizierbare Modalität: Sie übermitteln zum Zeitpunkt der Ausstellung nichts an den Fiskus, aber Ihr System muss verstärkte Sicherheitsgarantien bieten: elektronische Signatur jedes Datensatzes und Ereignisprotokoll der Software, alles aufbewahrt und der Behörde auf Verlangen zugänglich.
Ein wichtiger Punkt, den viele Artikel durcheinanderbringen: In der Modalität VERI*FACTU „genehmigt" die AEAT Ihre Rechnungen nicht. Die Übermittlung ist informatorischer Natur; es gibt weder eine Vorabprüfung noch eine Genehmigung Rechnung für Rechnung.
Es gibt auch keine „von der AEAT zugelassene Software". Was die Norm verlangt, ist eine Konformitätserklärung (declaración responsable) des Herstellers — ein Dokument, in dem dieser in eigener Verantwortung erklärt, dass das System dem Regelwerk entspricht, unter Angabe des Systemnamens, seines Identifizierungscodes, der Komponenten und der Version. Fordern Sie diese von Ihrem Anbieter an: Sie ist Ihre wichtigste dokumentarische Absicherung.
Was müssen Selbstständige und KMU tun, um die Anforderungen zu erfüllen?
Die Anpassung ist weniger eine Frage von Behördengängen als von Prozessentscheidungen. Dies sind die von uns empfohlenen Schritte in der richtigen Reihenfolge:
- Klären Sie, ob Sie betroffen sind: Fakturieren Sie mit Software? Nehmen Sie am SII teil oder befinden Sie sich in einem foralen Territorium? Wenn Sie ausschließlich mit Word oder Excel ohne Fakturierungsfunktionen arbeiten, sind Sie grundsätzlich nicht vom Regelwerk erfasst — obwohl die spanische Generaldirektion für Steuern (Dirección General de Tributos) bereits auf Graubereiche hingewiesen hat: Eine Tabellenkalkulation mit Makros oder Rechnungslisten kann als Fakturierungssoftware eingestuft werden. Weiterhin „von Hand" zu fakturieren ist 2027 legal, beraubt Sie aber jeglicher Effizienz.
- Inventarisieren Sie Ihre Abrechnungssysteme: Viele KMU stellen dabei fest, dass sie Rechnungen aus zwei oder drei verschiedenen Tools ausstellen (ERP, Kassensystem, einzelne Tabellenblätter). Alle Systeme, die als elektronisches Fakturierungssystem fungieren, müssen konform sein.
- Fordern Sie die Konformitätserklärung Ihrer Anbieter an sowie deren Anpassungsfahrplan, sofern dieser noch nicht veröffentlicht wurde.
- Wählen Sie Ihre Modalität: Für die meisten KMU ist VERI*FACTU die einfachere Option — geringere interne technische Anforderungen und ein Bild der Transparenz gegenüber Kunden. Die nicht verifizierbare Modalität bietet sich in konkreten Fällen an (z. B. eingeschränkte Konnektivität oder interne Datenschutzrichtlinien).
- Prüfen Sie die kostenlose Anwendung der AEAT: Seit Oktober 2025 bietet die Steuerbehörde auf ihrem Portal eine kostenlose VERI*FACTU-Fakturierungsanwendung ohne Rechnungslimit an, zugänglich mit Cl@ve oder Zertifikat. Für Selbstständige mit wenigen Rechnungen pro Monat ist das eine akzeptable Lösung. Die Grenzen zeigen sich jedoch bald: Sie lässt sich nicht in Ihre Buchhaltung, Ihr ERP oder Ihre Zahlungseingänge integrieren und verwaltet Kunden- und Produktkataloge nicht mit der Tiefe eines professionellen Tools.
- Nutzen Sie die Gelegenheit zur Automatisierung: Wenn Sie Ihre Fakturierung anfassen, tun Sie es einmal gründlich. Die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht, dass Ausstellung, VeriFactu-Registrierung, Verbuchung und Zahlungsabgleich als ein einziger Ablauf ohne manuellen Eingriff funktionieren.
Der Ausgangsbefund lässt Verbesserungspotenzial erkennen: Laut der Studie von Qonto und IO Investigación vom Dezember 2025, die auf 304 Finanzverantwortliche gestützt ist, erfüllten nur 2 von 10 spanischen KMU die Anforderungen bereits, und bei Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten lag der Anteil der Nicht-Vorbereiteten bei 82 %. Das Gefälle nach Unternehmensgröße ist deutlich: 37 % der Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als einer Million Euro sind bereits konform, gegenüber 13 % derjenigen mit einem Umsatz unter 100.000 Euro.
Bußgelder: bis zu 50.000 Euro pro Geschäftsjahr
Das Sanktionsregime besteht seit dem Antifraudegesetz 11/2021 (Ley Antifraude 11/2021), das Artikel 201 bis in das spanische Steuergesetz (Ley General Tributaria) eingefügt hat, und ist nicht zu unterschätzen:
- Für den Nutzer: Der Besitz oder die Nutzung einer nicht konformen (oder manipulierten) Fakturierungssoftware wird mit einem Pauschalbußgeld von 50.000 Euro pro Geschäftsjahr belegt. Es ist nicht erforderlich, dass der Fiskus einen Betrug nachweist: Allein das Vorhandensein nicht konformer Software ist bereits sanktionierbar.
- Für den Hersteller oder Vertreiber: 150.000 Euro pro Geschäftsjahr und Systemtyp, zuzüglich 1.000 Euro pro verkauftem System ohne die erforderliche Konformitätserklärung.
Wichtiger Hinweis: Das Bußgeld von 50.000 Euro gilt pro Geschäftsjahr. Eine nicht konforme Software, die über drei Geschäftsjahre hinweg genutzt wird, kann zu drei kumulierten Bußgeldern führen. Die Anpassung kostet in den meisten Fällen deutlich weniger: 52 % der KMU schätzen die Anpassungskosten auf unter 5.000 Euro (Qonto/IO, 2025).
VeriFactu und obligatorische elektronische Rechnung: nicht dasselbe
Dies ist die verbreitetste Verwechslung, und es lohnt sich, sie zu klären — denn es handelt sich um zwei unterschiedliche Pflichten, die nahezu parallel eintreten werden:
| VeriFactu (RRSIF) | Elektronische B2B-Rechnung (Gesetz Crea y Crece) | |
|---|---|---|
| Was geregelt wird | Wie Ihre Software Rechnungen erfasst (steuerliche Betrugsprävention) | Das elektronische Format und der Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (Bekämpfung von Zahlungsverzug) |
| Rechtsgrundlage | RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 | Ley 18/2022 + RD 238/2026 |
| Zeitplan | Vor dem 1.1.2027 (Kapitalgesellschaften) und dem 1.7.2027 (Selbstständige) | 12 Monate (Umsatz >8 Mio. €) oder 24 Monate (Sonstige) ab dem künftigen Ministerialerlass zur öffentlichen Lösung: in der Praxis zwischen 2027 und 2029 |
| Wen es verpflichtet | Wer mit Software fakturiert | Alle B2B-Transaktionen zwischen spanischen Unternehmen und Selbstständigen |
Wir haben außerdem einen vollständigen Leitfaden zur E-Rechnungspflicht in Spanien veröffentlicht — mit realem Zeitplan, öffentlicher AEAT-Lösung und Bußgeldern.
Die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung wurde schließlich im März 2026 verabschiedet (Real Decreto 238/2026, in Kraft seit dem 20. April 2026). Sie definiert vier zulässige Syntaxen (Facturae, UBL, CII und EDIFACT) auf Basis des europäischen Semantikmodells EN 16931 und verpflichtet den Empfänger, die Rechnungsstatus — Annahme, Ablehnung und vollständige Zahlung — innerhalb von 4 Werktagen mitzuteilen.
Die strategische Schlussfolgerung: Jede Investition, die Sie jetzt für VeriFactu tätigen, sollte Sie auch auf die elektronische B2B-Rechnung vorbereiten. Sich zweimal anzupassen — mit zwei Projekten und zwei Budgets — ist der teure Fehler, den man durch eine sorgfältige Wahl der Architektur bereits jetzt vermeiden kann.
Wie Sie Ihre Fakturierung anpassen, ohne zweimal zu zahlen
Bei Technova Partners gehen wir VeriFactu so an, wie es wirklich ist: als Transformationsprojekt des Order-to-Cash-Zyklus und nicht als bloße Compliance-Aufgabe.
„Das Unternehmen, das VeriFactu 2026 als einfachen Software-Patch behandelt, wird 2028 dasselbe Projekt für die elektronische B2B-Rechnung erneut öffnen. Das Unternehmen, das es als Neugestaltung seines Rechnungskreislaufs behandelt, schließt es ein einziges Mal ab", fasst Alfons Marques, Gründer von Technova Partners, zusammen.
Der Ansatz, den wir mit unseren Kunden verfolgen, umfasst vier Handlungsfelder:
- Systemdiagnose: Welche Tools stellen heute Rechnungen aus, welche sind konform, welche sollten konsolidiert werden? Weniger Abrechnungssysteme bedeuten fast immer bessere Compliance und geringere Kosten.
- Konforme und zukunftsfähige Architektur: Wahl der Modalität (VERI*FACTU in den meisten Fällen), Sicherstellung der Konformitätserklärung für jede Komponente und Gestaltung der Integration mit Blick auf das RD 238/2026: EN-16931-Formate, Rechnungsstatus und Anbindung an die künftige öffentliche Lösung.
- Prozessautomatisierung: Auftragserfassung, Ausstellung, Registrierung, Verbuchung und Zahlungsabgleich in einem durchgängigen Ablauf. Compliance wird kein Kostenfaktor mehr, sondern spart jede Woche administrative Arbeitsstunden.
- Begleitung des Teams: Fakturierung betrifft Verwaltung, Vertrieb und Geschäftsführung gleichermaßen; die Akzeptanz im Unternehmen ist ebenso wichtig wie die Technologie.
Möchten Sie wissen, wo Ihre Fakturierung heute steht und was Ihnen zur Compliance fehlt? Schildern Sie uns Ihren Fall und wir erstellen Ihnen eine unverbindliche Ersteinschätzung.
Fazit
VeriFactu ist ernst zu nehmen — aber mit einem klaren Zeitplan: Kapitalgesellschaften müssen sich vor dem 1. Januar 2027 anpassen, Selbstständige und Sonstige vor dem 1. Juli 2027, gemäß dem geltenden RD-ley 15/2025. Die Software, die Sie heute kaufen, muss bereits konform sein; die Bußgelder — bis zu 50.000 Euro pro Geschäftsjahr — erfordern keinen nachgewiesenen Betrug; und die elektronische B2B-Rechnung gemäß RD 238/2026 wird dicht dahinter kommen. Die kluge Entscheidung lautet nicht „Welches Programm kaufe ich, um compliant zu sein?", sondern „Wie gestalte ich meine Fakturierung so um, dass ich beide Normen auf einmal und mit Automatisierung erfülle?". Die Fristen 2027 erscheinen weit; ein gut durchgeführtes Integrationsprojekt ist es nicht.
Häufige Fragen zu VeriFactu
Ist VeriFactu bereits 2026 Pflicht?
Nein. Nach dem zweiten Aufschub durch das RD-ley 15/2025 müssen Kapitalgesellschaften vor dem 1. Januar 2027 und Selbstständige vor dem 1. Juli 2027 konform sein. Was seit dem 29. Juli 2025 gilt, ist die Pflicht für Hersteller: Jede auf dem Markt angebotene Fakturierungssoftware muss bereits angepasst sein und über eine Konformitätserklärung verfügen.
Kann ich weiterhin mit Word oder Excel fakturieren?
Wenn Ihre Vorlagen keine Rechnungen verarbeiten oder speichern — also nicht als elektronisches Abrechnungssystem fungieren — sind Sie grundsätzlich nicht vom Regelwerk erfasst. Die spanische Generaldirektion für Steuern hat jedoch auf Graubereiche hingewiesen: Eine Tabellenkalkulation mit Makros oder Rechnungslisten kann als Fakturierungssoftware eingestuft werden. Auf ein digitales System zu verzichten bedeutet auch, auf die damit verbundene Effizienz zu verzichten.
Was gilt, wenn mein Unternehmen am SII teilnimmt oder sich in einem foralen Territorium befindet?
Am SII teilnehmende Unternehmen sind von VeriFactu ausgenommen, da sie ihre Umsatzsteueraufzeichnungen bereits an die AEAT übermitteln. Im Baskenland gilt TicketBAI, in Navarra das eigene forale System. Achtung bei gemischten Fällen: Ein Unternehmen aus einem foralen Gebiet mit Tätigkeit im gemeinsamen Steuergebiet kann gleichzeitig beiden Regimes unterliegen.
Ist VeriFactu dasselbe wie die obligatorische elektronische Rechnung?
Nein. VeriFactu regelt, wie Ihre Software Rechnungen erfasst (steuerliche Betrugsprävention der AEAT); die obligatorische elektronische Rechnung des Gesetzes Crea y Crece, ausgestaltet durch das RD 238/2026, regelt das Format und den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen zur Bekämpfung von Zahlungsverzug. Es handelt sich um unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Zeitplänen, und es empfiehlt sich, die technologische Anpassung für beide in einem einzigen Projekt anzugehen.
