Migliori AI note taker 2026: 10 assistenti riunioni GDPR

Jamie è il miglior AI note taker e assistente riunioni IA del 2026 secondo il nostro punteggio ponderato (7,6/10), e la scelta più sicura per le aziende europee che hanno bisogno di hosting nell'UE, ISO 27001 e nessun addestramento sui propri dati. Fathom è il miglior AI note taker gratuito, con registrazioni gratuite illimitate e postazioni Team da 15 $ al mese; se paga già Microsoft 365 o Google Workspace, provi Copilot in Teams o Gemini in Meet prima di acquistare uno strumento separato per il verbale della riunione.

Abbiamo valutato dieci strumenti con un unico modello pubblicato e ponderato. Abbiamo controllato ogni prezzo sulla pagina prezzi del fornitore quando veniva visualizzata, e altrimenti su tracker di terze parti datati (Fireflies, Microsoft). Abbiamo aggiunto anche il livello che le classifiche scritte dai fornitori tralasciano: consenso alla registrazione, residenza dei dati nell'UE, addestramento sui suoi dati e AI Act europeo.

Ultima verifica: 8 novembre 2026. Prezzi IVA esclusa.

In sintesi

• Migliore in assoluto e migliore per il GDPR: Jamie (7,6/10). Senza bot, "Hosted in EU & GDPR compliant", Team da 33 €/postazione/mese con fatturazione annuale (prezzi Jamie).
• Migliori integrazioni e API: Fireflies.ai (7,5/10). SOC 2 Type II, ISO 42001 e zero conservazione dei dati per l'addestramento dell'IA.
• Miglior bot per riunioni ospitato nell'UE: tl;dv (7,4/10). Azienda tedesca, da 18 €/postazione/mese con fatturazione annuale (prezzi tl;dv).
• Migliore governance per team regolamentati: Fellow (7,4/10), da 7 $/utente/mese con fatturazione annuale.
• Miglior piano gratuito: Fathom (7,3/10). Registrazioni gratuite illimitate, postazioni Team da 15 $/utente/mese con fatturazione annuale (prezzi Fathom).
• Migliori per chi usa Microsoft 365 e Google Workspace: Copilot in Teams (7,3) e Gemini in Meet (7,2), che funzionano all'interno del tenant esistente.
• Otter.ai (6,4/10) offre ancora trascrizione dal vivo economica, ma l'hosting solo negli Stati Uniti e una class action pendente sul consenso abbassano il suo punteggio di conformità.

Che cos'è un AI note taker (e un assistente riunioni IA)?

Un AI note taker registra o ascolta una riunione, la trascrive e trasforma la trascrizione in un riepilogo, in azioni da svolgere e in un archivio ricercabile: in pratica, un verbale della riunione scritto dall'intelligenza artificiale. La maggior parte degli strumenti entra in Zoom, Google Meet o Microsoft Teams come partecipante bot visibile; un gruppo crescente funziona senza bot e cattura l'audio dal suo dispositivo. "AI meeting assistant", o assistente riunioni IA, è il termine più ampio: aggiunge alle note la chat sulle riunioni passate, l'aggiornamento del CRM, le email di follow-up e l'analisi. Per il panorama completo degli strumenti, veda la nostra guida ai migliori strumenti di IA per le aziende.

La categoria cresce rapidamente. Grand View Research ha stimato il mercato globale degli assistenti IA per riunioni in 3,5 miliardi di dollari nel 2025 e prevede 21,5 miliardi entro il 2033, con un tasso di crescita annuo composto del 25,8% (Grand View Research, 2026).

La domanda nasce dal sovraccarico di riunioni. Il Work Trend Index di Microsoft ha rilevato che i dipendenti vengono interrotti ogni due minuti durante l'orario di lavoro principale, 275 volte al giorno, e che il 57% delle riunioni sono chiamate improvvisate senza invito in calendario tra gli utenti con più riunioni (Microsoft WorkLab, giugno 2025). Un note taker non elimina le riunioni, ma elimina la stesura manuale del verbale che le segue.

Come abbiamo valutato i migliori AI note taker?

Ogni strumento ha ricevuto un voto da 0 a 10 su sei criteri. Abbiamo moltiplicato ogni voto per il suo peso, sommato i risultati e diviso per 100, ottenendo un punteggio su 10. I voti si basano su funzionalità, prezzi e dichiarazioni di conformità pubblicati da ciascun fornitore, oltre a documentazione di supporto e tracker dei prezzi quando la pagina del fornitore non veniva visualizzata. I prezzi sono stati verificati l'8 novembre 2026 e sono IVA esclusa.

Criterio	Peso	10 significa	Altri riferimenti
Qualità di note e riepiloghi	25	Chat IA su più riunioni, modelli personalizzati, più lingue	5 = riepilogo di base più trascrizione
Conformità UE e controllo dei dati	25	Hosting nell'UE per impostazione predefinita, ISO 27001 o SOC 2, nessun addestramento, DPA, nessun audio conservato	9 = hosting nell'UE per impostazione predefinita o EU Data Boundary, SOC 2 o ISO 27001, nessun addestramento, ma registrazioni conservate o un'eccezione documentata; 8 = condizioni enterprise per l'UE e nessun addestramento, ubicazione dei dati nell'UE dipendente da edizione o impostazioni dell'amministratore; 7 = hosting nell'UE (archiviazione ed elaborazione) disponibile su un piano a pagamento, nessun addestramento per impostazione predefinita; 6 = SOC 2 e nessun addestramento, hosting fuori dall'UE con opzione di sola archiviazione nell'UE, oppure hosting in Canada; 5 = SOC 2 e DPA, hosting solo negli USA, nessun addestramento; 4 = solo USA, dati de-identificati o anonimizzati usati per migliorare i modelli per impostazione predefinita (opt-out); 3 = solo USA più contenzioso aperto sul consenso
Prezzo e valore	15	Un piano gratuito illimitato e utile	Valutato sul prezzo annuale più basso per postazione di team, in USD o EUR al valore nominale: 9 = incluso senza costi aggiuntivi in una licenza della suite; 8 = meno di 15 per postazione; 7 = 15-17 per postazione; 6 = 18-29 per postazione; 5 = 30 o più per postazione; 4 = 21-30 $ per postazione in aggiunta a una licenza base
Integrazioni e flusso di lavoro	15	Sincronizzazione CRM bidirezionale profonda più API	5 = solo esportazione in documenti
Flessibilità di acquisizione	10	Qualsiasi piattaforma, opzione senza bot, acquisizione in presenza	3 = un solo tipo di riunione su una piattaforma
Amministrazione e governance del team	10	Amministrazione nativa del tenant	6 = SSO solo sul piano più alto

Una nota sui riferimenti. Copilot ottiene 4 sull'acquisizione, non 3, perché l'intelligent recap copre riunioni Teams, eventi, chiamate VoIP e chiamate telefoniche PSTN (Microsoft Learn). Gemini ottiene 9 sul prezzo, non 10: una funzione inclusa in una suite che già paga vale quasi come gratuita, ma non esiste un piano gratuito.

La conformità UE ha di proposito lo stesso peso della qualità delle note. Un note taker registra le voci, le opinioni e a volte i dati sanitari o retributivi di tutte le persone presenti, comprese quelle esterne alla sua azienda.

I 10 migliori AI note taker del 2026 a confronto

Jamie è in testa con 7,6/10 grazie al profilo di conformità UE più solido, seguito da Fireflies.ai (7,5) per le integrazioni, e da tl;dv e Fellow a 7,4. Fathom (7,3) ha il miglior punteggio sul prezzo, ma perde punti di conformità per l'hosting negli Stati Uniti e il miglioramento dei modelli attivo per impostazione predefinita. Gli assistenti nativi delle suite ottengono buoni voti sulla governance ma perdono punti sul prezzo, perché si aggiungono a una licenza esistente.

#	Strumento	Prezzo d'ingresso a pagamento (verificato nov. 2026)	Piano gratuito	Qualità	Conformità UE	Prezzo	Integrazioni	Acquisizione	Admin	Punteggio /10
1	Jamie	21 €/mese Plus (utente singolo); 33 €/postazione/mese Team (annuale)	10 note/mese	7	10	5	7	9	6	7,6
2	Fireflies.ai	10 $/postazione/mese Pro (annuale)	400 min di archivio	8	6	8	9	6	8	7,5
3	tl;dv	18 €/postazione/mese Pro (annuale)	Sì	7	9	6	8	6	7	7,4
4	Fellow	7 $/utente/mese Team (annuale)	5 note IA (a vita)	7	6	8	8	8	9	7,4
5	Fathom	15 $/utente/mese Team (annuale)	Registrazioni illimitate	8	4	10	8	9	7	7,3
6	Copilot in Teams	21 $/utente/mese Copilot Business (annuale) + licenza base	No	8	9	4	7	4	10	7,3
7	Gemini in Meet	Incluso da Business Standard, 13,60 €/utente/mese	No	7	8	9	6	3	9	7,2
8	Read AI	15 $/utente/mese Pro (annuale)	5 trascrizioni/mese	7	7	7	8	7	7	7,2
9	Granola	14 $/utente/mese Business	Cronologia di 30 giorni	9	4	8	7	8	6	6,9
10	Otter.ai	8,33 $/utente/mese Pro (annuale)	300 min/mese	8	3	8	7	7	7	6,4

Punteggio = (Qualità × 25 + Conformità UE × 25 + Prezzo × 15 + Integrazioni × 15 + Acquisizione × 10 + Amministrazione × 10) ÷ 100. A parità di punteggio arrotondato, l'ordine segue i punti ponderati: tl;dv 74,0 sopra Fellow 73,5, Gemini 72,0 sopra Read AI 71,5. Fathom e Copilot totalizzano entrambi 73,0; lo spareggio è il voto più alto sul prezzo (10 contro 4). Read AI ottiene 7 sulla conformità UE contro il 6 di Fireflies perché il suo piano più alto offre hosting nell'UE e il miglioramento dei modelli è disattivato per impostazione predefinita, mentre l'opzione UE di Fireflies copre solo l'archiviazione, con elaborazione negli Stati Uniti. tl;dv ottiene 9 e non 10 perché conserva le registrazioni che effettua; Jamie non conserva l'audio.

1. Jamie: il miglior AI note taker in assoluto e per il GDPR (7,6/10)

Jamie, sviluppato da wespond a Rösrath, vicino a Colonia, in Germania, è il miglior AI note taker per le aziende europee che non possono inviare dati delle riunioni negli Stati Uniti. Cattura l'audio senza bot su qualsiasi piattaforma, comprese le riunioni in presenza, quindi nella chiamata non compare alcun partecipante aggiuntivo.

Funzionalità principali: chat Ask Jamie sulle note, accesso MCP per strumenti di IA nel piano Pro, modelli e uno spazio di lavoro condiviso nel piano Team. Jamie dichiara che il servizio è "Hosted in EU & GDPR compliant", con "No model training on your data", ISO 27001 e allineamento a DORA. Recensioni di terze parti aggiungono che Jamie non conserva l'audio.

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Prezzo	Limiti
Free	0 €/mese	10 note IA al mese, riunioni di 30 minuti
Plus	21 €/mese	20 note al mese, riunioni di 2 ore
Pro	39 €/mese, fatturazione annuale	Note illimitate, riunioni di 5 ore
Team	33 €/postazione/mese, fatturazione annuale	Modelli, spazio di lavoro condiviso
Enterprise	Su misura	SAML SSO, SCIM, DPA

Fonte: prezzi Jamie. Secondo il listino, il piano Pro per un singolo utente costa più di una postazione Team, e la pagina non indica un periodo di fatturazione per Plus.

Ideale per: studi legali, società di consulenza, servizi finanziari e fornitori della pubblica amministrazione nell'UE.

Avvertenza onesta: SOC 2 Type II risulta ancora "pending" e, a 33 € per postazione, è una delle opzioni più costose per un team numeroso.

2. Fireflies.ai: migliori integrazioni e API (7,5/10)

Fireflies.ai, con sede a San Francisco, è il miglior assistente riunioni IA per i team che vogliono far confluire i dati delle riunioni nel CRM, negli strumenti di progetto e nei sistemi interni. Partecipa alle chiamate come bot o acquisisce tramite un'estensione per Chrome, e aggiunge analisi del team, crediti IA e un'API.

Funzionalità principali: ampie integrazioni CRM, analisi delle conversazioni a livello di team e un set di conformità pubblicato: "SOC 2 Type II", "GDPR compliance", "HIPAA compliance" con BAA e "ISO 42001". La sua pagina prezzi dichiara "Zero Data Retention — Your data is never used for AI training" (prezzi Fireflies).

Piano	Fatturazione annuale	Fatturazione mensile	Limite principale
Free	0 $	0 $	400 minuti di archivio totale
Pro	10 $/postazione/mese	18 $/postazione/mese	8.000 minuti di archivio per postazione
Business	19 $/postazione/mese	29 $/postazione/mese	Archivio illimitato, registrazioni di 3 ore
Enterprise	39 $/postazione/mese	n.d. (solo annuale)	SSO, SCIM, HIPAA, archiviazione privata

Nella nostra verifica la pagina prezzi di Fireflies non mostrava i prezzi, quindi questi dati provengono dal tracker di Scribbl, verificato il 7 ottobre 2026. Gli account gratuiti creati dal 1° settembre 2026 hanno 3 riunioni trascritte, a meno che non sia attivato l'ingresso automatico.

Ideale per: team commerciali e operativi che lavorano nel CRM.

Avvertenza onesta: i dati sono archiviati negli Stati Uniti per impostazione predefinita; l'archiviazione nell'UE richiede Enterprise Private Storage, e l'elaborazione avviene comunque negli Stati Uniti.

3. tl;dv: il miglior bot per riunioni ospitato nell'UE (7,4/10)

tl;dv è la scelta migliore per i team che vogliono un classico bot per riunioni con hosting nell'UE e una buona trascrizione delle riunioni Teams, Zoom e Meet. L'azienda ha sede ad Aquisgrana (Aachen), in Germania, e il suo bot entra in Zoom, Google Meet e Teams per registrare, trascrivere e scrivere note IA.

Funzionalità principali: approfondimenti su più riunioni che riassumono gli schemi ricorrenti tra le chiamate, sincronizzazione CRM e una posizione chiara sui dati. tl;dv afferma che "EU data stays in the EU", con hosting su AWS Francoforte, Google Cloud e Hetzner in Germania e Finlandia, di possedere SOC 2 Type II e che i dati dei clienti non vengono mai usati per addestrare modelli di IA.

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Fatturazione mensile	Fatturazione annuale
Free	0 €	0 €
Pro	29 €/postazione/mese	18 €/postazione/mese (216 €/anno)
Business	39 €/postazione/mese	29 €/postazione/mese (348 €/anno)

Fonte: prezzi tl;dv.

Ideale per: team europei di vendite, prodotto e selezione del personale che si riuniscono soprattutto online e vogliono la residenza dei dati nell'UE senza un contratto enterprise.

Avvertenza onesta: l'acquisizione si basa su un bot, quindi in ogni chiamata compare un partecipante in più, e le riunioni in presenza non sono il suo punto forte. La fatturazione mensile costa circa il 60% in più di quella annuale.

4. Fellow: il miglior AI note taker per team che hanno bisogno di governance (7,4/10)

Fellow, di Ottawa, in Canada, è il miglior AI note taker per le organizzazioni che hanno bisogno di controllo amministrativo su chi registra cosa. Registra senza bot, scrive note IA e le collega all'ordine del giorno e alle azioni da svolgere.

Funzionalità principali: controlli di governance per gli amministratori, ordini del giorno e monitoraggio delle azioni, e un set di conformità con "GDPR compliance", "SOC 2 Type II compliance" e "HIPAA / BAA compliance".

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Fatturazione annuale	Fatturazione mensile	Note incluse
Free	0 $	0 $	5 note IA per utente (a vita)
Team	7 $/utente/mese	11 $/utente/mese	10 note per utente al mese
Business	15 $/utente/mese	23 $/utente/mese	Illimitate
Enterprise	25 $/utente/mese (da 10 utenti)	n.d.	Vedere il fornitore

Fonte: prezzi Fellow.

Ideale per: sanità, servizi finanziari e altre aziende regolamentate di medie dimensioni che vogliono disciplina nelle riunioni oltre alle note.

Avvertenza onesta: Fellow ospita i dati su AWS; recensioni di terze parti lo collocano in AWS Canada Central senza opzione di residenza nell'UE e indicano sub-responsabili IA statunitensi (OpenAI, Anthropic, Deepgram, AssemblyAI). Secondo le stesse fonti i dati non vengono usati per l'addestramento. Verifichi la residenza nel DPA.

5. Fathom: il miglior AI note taker gratuito (7,3/10)

Fathom, azienda statunitense, è il miglior AI note taker gratuito perché il suo piano gratuito non ha limiti su registrazioni e trascrizioni. Funziona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Slack, con acquisizione tramite bot o senza bot; il piano gratuito indica una "Choice of bot-free (in beta) or bot capture", e la pagina prezzi segnala l'acquisizione senza bot come funzione beta per Mac.

Funzionalità principali: riepiloghi IA immediati, azioni da svolgere generate dall'IA, ricerca "Ask Fathom" su tutte le riunioni e sincronizzazione dei campi CRM con HubSpot e Salesforce, più una Deal View nel piano Business. Fathom offre "HIPAA compliance with a standard BAA" dal piano Team.

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Fatturazione mensile	Fatturazione annuale
Free	0 $	0 $
Premium	20 $/utente/mese	16 $/utente/mese
Team (2+ utenti)	19 $/utente/mese	15 $/utente/mese
Business	34 $/utente/mese	25 $/utente/mese
Enterprise (SSO, SCIM, conservazione personalizzata)	n.d.	35 $/utente/mese, solo annuale

Fonte: prezzi Fathom.

Ideale per: team di vendita, customer success e consulenza che vogliono note utili a costo zero e la sincronizzazione CRM in un secondo momento.

Avvertenza onesta: le recensioni della sua documentazione di sicurezza riportano l'archiviazione dei dati negli Stati Uniti e l'uso di dati de-identificati per migliorare i modelli, con possibilità di opt-out. Per questo ottiene 4 sulla conformità UE; gli acquirenti europei dovrebbero firmare il DPA e disattivare quell'impostazione prima del rollout.

6. Microsoft 365 Copilot in Teams: il miglior AI note taker per Teams (7,3/10)

Copilot in Teams è il miglior AI note taker per le aziende che lavorano già su Microsoft 365, perché le note restano sotto la governance esistente del tenant. Offre intelligent recap, domande e risposte sulla riunione durante e dopo la chiamata e modelli di riepilogo personalizzati.

Funzionalità principali: Microsoft dichiara che "Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs" e che "For EU customers, Microsoft Copilot is an EU Data Boundary service" (Microsoft Learn, privacy di Copilot). La conservazione è gestita tramite Microsoft Purview.

Licenza	Contratto annuale	Fatturazione mensile
Microsoft 365 Copilot	30 $/utente/mese	31,50 $/utente/mese
Copilot Business (fino a 300 postazioni)	21 $/utente/mese (18 $ in promozione fino al 31 dic. 2026)	25,20 $/utente/mese

Entrambe si aggiungono a una licenza base Microsoft 365 idonea. La pagina prezzi di Microsoft non si è caricata; questi dati provengono da guide alle licenze del 2026: li confermi con il suo partner Microsoft. L'intelligent recap richiede Teams Premium o una licenza Microsoft 365 Copilot; i modelli di riepilogo personalizzati richiedono Copilot.

Ideale per: qualsiasi azienda su Microsoft 365 che tiene la maggior parte delle riunioni in Teams. La nostra formazione su Microsoft Copilot aiuta i team a trasformare i riepiloghi in abitudini consolidate.

Avvertenza onesta: copre solo Teams. Microsoft segnala che i modelli forniti da Anthropic come sub-responsabile sono attualmente esclusi dall'EU Data Boundary, quindi verifichi quali modelli abilita il suo amministratore.

7. Gemini in Google Meet: il miglior rapporto qualità-prezzo in Google Workspace (7,2/10)

"Take notes for me" di Gemini, integrato da Google in Meet, è l'AI note taker con il miglior rapporto qualità-prezzo per le aziende su Google Workspace, perché è incluso in edizioni che potrebbero già pagare.

Funzionalità principali: nativo di Meet, nessun fornitore aggiuntivo e l'impegno di Google secondo cui "Workspace does not use customer data for training models without customer's prior permission or instruction" (Google Workspace privacy hub).

Edizione Workspace (prezzo di listino, verificato 8 nov. 2026)	Prezzo per utente/mese	Take notes for me
Business Starter	6,80 €	Non incluso, secondo guide di terze parti
Business Standard	13,60 €	Incluso
Business Plus	21,10 €	Incluso

Fonte: prezzi Google Workspace. Per i primi 3 mesi si applica una promozione del 50%. La funzione "requires an eligible Google Workspace edition or Google AI plan" (Guida di Google Meet).

Ideale per: aziende su Workspace che tengono la maggior parte delle chiamate in Meet. Veda la nostra formazione su Gemini per le aziende.

Avvertenza onesta: supporta "English, French, German, Italian, Japanese, Korean, Portuguese, Spanish" e "one language at a time", quindi le riunioni bilingui ne risentono e il catalano non è supportato. L'italiano c'è, ma una riunione in italiano e inglese va gestita in una sola lingua. Funziona solo in Meet.

8. Read AI: la migliore ricerca tra app (7,2/10)

Read AI, con sede a Seattle, è il miglior assistente riunioni IA per i team che vogliono un'unica ricerca su tutte le proprie app. Produce riepiloghi e trascrizioni in oltre 20 lingue, clip video salienti e un coach per le riunioni.

Funzionalità principali: ricerca enterprise tra app e un piano superiore che aggiunge HIPAA, SAML/SCIM e "EU & CA hosting". Le sue pagine sulla privacy descrivono SOC 2 Type II con audit annuale, un DPA ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e trasferimenti basati sul Data Privacy Framework e sulle clausole contrattuali tipo.

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Fatturazione mensile	Fatturazione annuale
Free	0 $ (5 trascrizioni al mese)	0 $
Pro	19,75 $/utente/mese	15 $/utente/mese
Enterprise	29,75 $/utente/mese	22,50 $/utente/mese
Enterprise+ (min. 5 licenze, hosting nell'UE)	39,75 $/utente/mese	29,75 $/utente/mese

Fonte: prezzi Read AI.

Ideale per: team ad alta intensità di conoscenza che si destreggiano tra riunioni, email e chat.

Avvertenza onesta: l'hosting nell'UE è disponibile solo su Enterprise+. Chi lo adotta in Europa dovrebbe valutare il coach per le riunioni e le metriche di coinvolgimento rispetto al divieto dell'AI Act sul riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro prima di attivarli.

9. Granola: la migliore qualità delle note per i singoli (6,9/10)

Granola, con sede a Londra, è il miglior AI note taker per chi preferisce ancora scrivere i propri appunti. L'app desktop senza bot ascolta dal suo dispositivo ed espande gli appunti sommari in un resoconto completo, invece di sostituirli.

Funzionalità principali: scelta del modello, integrazioni con Notion, HubSpot, Attio, Affinity e Zapier e un'API nel piano Business. Granola dichiara che "Audio is deleted from our systems" dopo la trascrizione e che "holds SOC 2 Type II certification" (documentazione Granola).

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Prezzo	Include
Basic	0 $	Cronologia di 30 giorni
Business	14 $/utente/mese	Integrazioni, API
Enterprise	35 $/utente/mese	SSO, HIPAA

Fonte: prezzi Granola.

Ideale per: fondatori, investitori e consulenti che vogliono note personali curate.

Avvertenza onesta: "All data is stored on Amazon Web Services (AWS) servers located in the United States" e "We do not offer EU, UK, or other regional data residency at this time." Nei piani Free e Business, dati anonimizzati possono essere usati per migliorare i modelli di Granola, a meno che non si eserciti l'opt-out.

10. Otter.ai: ottima trascrizione dal vivo, debole per l'UE (6,4/10)

Otter.ai, con sede a Mountain View, in California, resta una buona scelta per la trascrizione dal vivo a basso prezzo, ma è lo strumento meno adatto alla conformità europea di questo elenco. OtterPilot entra nelle riunioni come bot, e Otter trascrive anche file importati e offre un Sales Notetaker nel piano Enterprise.

Funzionalità principali: trascrizione in tempo reale, fino a 3 riunioni simultanee nel piano Business e un piano Pro annuale economico.

Piano (verificato 8 nov. 2026)	Fatturazione mensile	Fatturazione annuale	Limiti
Basic	Free forever	Gratuito	300 minuti al mese
Pro	16,99 $/utente/mese	8,33 $/utente/mese	1.200 minuti, 90 min per riunione
Business	30 $/utente/mese	19,99 $/utente/mese	Riunioni illimitate, 4 h per riunione
Enterprise	Su misura	Su misura	SSO e SCIM da 100 utenti

Fonte: prezzi Otter. HIPAA è un componente aggiuntivo.

Ideale per: singoli e piccoli team statunitensi che hanno bisogno di sottotitoli dal vivo economici e accurati.

Avvertenza onesta: Otter ha SOC 2 Type II ma è ospitato in regioni AWS statunitensi, senza residenza nell'UE. In re Otter.AI Privacy Litigation (5:25-cv-06911, N.D. Cal.) riunisce quattro class action del 2025 che accusano l'azienda di registrare senza consenso e di addestrare i modelli sulle registrazioni; si tratta di accuse, non di accertamenti.

Altri strumenti considerati

• Zoom AI Companion / ZoomMate: il piano Workplace Basic di Zoom include "ZoomMate Basic" con "Meeting summaries (for 3 hosted meetings per month)". I prezzi a pagamento non venivano visualizzati durante la nostra verifica, quindi non l'abbiamo valutato.
• Avoma: da 19 $/postazione/mese con fatturazione annuale, con SOC II e HIPAA, ma la sua attenzione alle chiamate di vendita si sovrappone agli strumenti di conversation intelligence.
• Bluedot e Plaud: la pagina prezzi di Bluedot mostrava dati incoerenti e nessuna certificazione; Plaud è un registratore hardware, una decisione d'acquisto diversa.

Se il suo team scrive anche email di follow-up e report con l'IA, la nostra classifica dei migliori strumenti di IA per la scrittura copre quel passaggio successivo.

Assistente nativo della suite o AI note taker separato: quale scegliere?

Parta dall'assistente nativo se una sola piattaforma ospita la maggior parte delle sue riunioni, e acquisti uno strumento separato solo se si riunisce su più piattaforme o ha bisogno della sincronizzazione CRM. Copilot e Gemini ereditano il modello di sicurezza, conservazione e amministrazione che usa già, ed è per questo che ottengono 10 e 9 sulla governance.

Se la sua azienda...	Parta da	Perché
Lavora su Microsoft 365 e si riunisce soprattutto in Teams	Copilot in Teams, o Teams Premium solo per il recap	Nessun nuovo fornitore, EU Data Boundary, conservazione con Purview
Lavora su Google Workspace e si riunisce soprattutto in Meet	"Take notes for me" di Gemini	Incluso da Business Standard (13,60 €)
Incontra i clienti su Zoom, Meet e Teams	Fireflies, tl;dv o Fathom	Acquisizione multipiattaforma
Ha bisogno delle note in HubSpot o Salesforce	Fireflies Business o Fathom Business	Sincronizzazione CRM bidirezionale
Ha requisiti stringenti di residenza dei dati nell'UE	Jamie o tl;dv	Hosting nell'UE per impostazione predefinita
Tiene molte riunioni in presenza	Jamie o Granola	Acquisizione senza bot dal proprio dispositivo

Gli strumenti separati vincono quando le chiamate con i clienti si svolgono sulla piattaforma del cliente, non sulla sua. Gli assistenti nativi vincono quando il suo team di sicurezza dovrebbe altrimenti approvare un nuovo responsabile del trattamento.

Quali AI note taker tengono i dati nell'UE e fuori dall'addestramento?

Solo tl;dv e Jamie ospitano i dati nell'UE per impostazione predefinita, e Microsoft Copilot opera all'interno dell'EU Data Boundary per i clienti europei. Read AI e Fireflies offrono opzioni UE solo sui piani più alti, mentre Fathom, Granola e Otter ospitano i dati negli Stati Uniti. La tabella riassume ciò che ciascun fornitore pubblica, a novembre 2026.

Strumento	Ubicazione dei dati	Addestra sui suoi dati?	Acquisizione
Jamie	UE per impostazione predefinita	No	Senza bot
tl;dv	UE per impostazione predefinita (Germania, Finlandia)	No	Bot
Copilot in Teams	EU Data Boundary per i clienti UE	No (LLM di base)	Nativa
Gemini in Meet	Dipende dall'edizione e dalle impostazioni della regione dei dati	No, senza autorizzazione preventiva	Nativa
Read AI	Hosting in UE e Canada su Enterprise+	Disattivato per impostazione predefinita (miglioramento dei modelli opt-in)	Bot
Fireflies.ai	USA; archiviazione privata nell'UE su Enterprise (elaborazione negli USA)	No	Bot o estensione
Fellow	AWS Canada (secondo le recensioni)	No (secondo le recensioni)	Senza bot
Fathom	USA	Dati de-identificati, opt-out disponibile	Bot, o senza bot (in beta, Mac)
Granola	Solo USA	Dati anonimizzati su Free/Business, opt-out	Senza bot
Otter.ai	Solo USA	Oggetto di accuse in un contenzioso pendente	Bot

L'ubicazione dell'hosting è solo metà della questione. Chieda a ogni fornitore l'elenco dei sub-responsabili: uno strumento ospitato a Francoforte può comunque inviare l'audio a un fornitore statunitense di riconoscimento vocale. "Solo due dei dieci strumenti ospitano i dati nell'UE per impostazione predefinita, quindi per la maggior parte degli acquirenti il DPA e l'elenco dei sub-responsabili contano più del logo sulla pagina prezzi", afferma Alfons Marques, fondatore di Technova Partners.

È legale registrare le riunioni con un AI note taker secondo il GDPR?

Sì, se dispone di una base giuridica ai sensi dell'articolo 6 del GDPR, informa ogni partecipante prima che inizi la registrazione e rispetta le norme nazionali sulla registrazione delle conversazioni. Per le riunioni interne la base abituale è il legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), supportato da un bilanciamento documentato e da una policy interna sulla registrazione. Il consenso dei dipendenti è raramente valido, perché lo squilibrio di potere nel rapporto di lavoro fa sì che di rado sia prestato liberamente.

In Italia, alla normativa privacy si aggiunge l'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (legge 300/1970): gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell'attività dei dipendenti richiedono un accordo sindacale o un'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro, e i dipendenti devono ricevere un'informativa adeguata. Il Garante per la protezione dei dati personali si aspetta che i partecipanti sappiano di essere registrati e per quale scopo. Con team tedeschi, ricordi che il §201 del codice penale tedesco punisce la registrazione non autorizzata della parola non pubblica. Per le chiamate con clienti e candidati, un'informativa chiara prima della registrazione è l'impostazione sicura.

Un'informativa breve e standard nell'invito in calendario e all'inizio della chiamata copre la maggior parte dei casi:

"Questa riunione sarà registrata e trascritta da [strumento] per produrre note e azioni da svolgere. Le registrazioni sono conservate per [X giorni] e non sono usate per addestrare modelli di IA. Comunichi all'organizzatore se preferisce non essere registrato."

Gli Stati Uniti offrono un caso emblematico: la class action riunita contro Otter riguarda la registrazione di persone che non avevano mai acconsentito. Come dice Marques: "Il note taker non è mai il problema di conformità; lo è l'informativa mancante. Scriva una policy di registrazione prima del rollout e avrà già risposto a quasi tutto ciò che le chiederanno le rappresentanze sindacali o il DPO." I nostri servizi di protezione dei dati GDPR coprono quella policy e la revisione del DPA, e la nostra guida alla conformità GDPR e AI Act spiega come documentare il legittimo interesse.

Che cosa significa l'AI Act europeo per gli assistenti riunioni IA?

Due norme dell'AI Act contano per gli strumenti per riunioni: gli obblighi di trasparenza dell'articolo 50, in vigore dal 2 agosto 2026, e il divieto di riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera f), in vigore dal 2 febbraio 2025. Violare il divieto può costare fino a 35 milioni di euro o il 7% del fatturato mondiale; le violazioni dell'articolo 50 comportano sanzioni fino a 15 milioni di euro o il 3%. In pratica, l'articolo 50 impone di informare le persone quando sono esposte a un sistema di riconoscimento delle emozioni e di rendere identificabili i contenuti generati dall'IA, quindi i riepiloghi delle riunioni condivisi al di fuori del team andrebbero etichettati come generati dall'IA.

Il rischio concreto sta nei punteggi di "sentiment", "engagement" e coaching. Se una funzione deduce lo stato d'animo di un dipendente dalla voce o dal video, la sua azienda, in qualità di deployer, deve valutare se rientra nel divieto prima di attivarla. In Italia questa valutazione va coordinata con quella sull'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Si tratta di un rischio da verificare per il deployer, non di un addebito a carico di un fornitore.

Microsoft, per esempio, dichiara di impedire all'IA generativa di trarre deduzioni sulla "performance, attitude, internal or emotional state, or personal characteristics" di un dipendente negli scenari di Copilot (Microsoft Learn, privacy di Copilot). La nostra guida all'AI Act per le aziende illustra la checklist completa per il deployer.

Quanto costa un AI note taker per un team di 10 persone?

Ai prezzi di listino annuali, dieci postazioni di uno strumento in dollari costano da 840 $ all'anno (Fellow Team, con un limite di 10 note per utente al mese) a 2.520 $ più le licenze base (Copilot Business). Le opzioni in euro vanno da 1.632 € (Gemini tramite Workspace, suite completa) a 3.960 € (Jamie Team).

Strumenti con prezzi in USD

Strumento e piano	Per postazione/mese (annuale)	10 postazioni, 12 mesi
Fellow Team (10 note/utente/mese)	7 $	840 $
Granola Business	14 $	1.680 $
Fathom Team	15 $	1.800 $
Fellow Business (note illimitate)	15 $	1.800 $
Read AI Pro	15 $	1.800 $
Fireflies Business	19 $	2.280 $
Otter Business	19,99 $	2.398,80 $
Copilot Business	21 $ + licenza base	2.520 $ + licenza base

Strumenti con prezzi in EUR

Strumento e piano	Per postazione/mese (annuale)	10 postazioni, 12 mesi
Gemini tramite Workspace Business Standard	13,60 € (suite completa)	1.632 €
tl;dv Pro	18 €	2.160 €
Jamie Team	33 €	3.960 €

Le due tabelle sono separate perché i prezzi di listino in USD ed EUR non sono direttamente confrontabili; converta al suo tasso di cambio. I prezzi di listino sono IVA esclusa e non includono promozioni. I piani gratuiti possono coprire un progetto pilota: quello di Fathom è illimitato, quindi può testare il flusso di lavoro per un mese prima di pagare una sola postazione.

Quale AI note taker è adatto alla sua azienda?

Abbini lo strumento alla sua piattaforma, alle sue regole sui dati e al luogo in cui devono finire le note. Scelga la riga più vicina alla sua situazione, poi avvii un pilota con la prima scelta.

Profilo aziendale	Prima scelta	Alternativa
Startup o PMI, piattaforme miste, budget ridotto	Fathom Free o Team	Fireflies Pro
Azienda UE con requisiti GDPR stringenti	Jamie	tl;dv
Grande azienda su Microsoft 365	Copilot in Teams	Teams Premium (solo recap)
Azienda su Google Workspace	Gemini in Meet	tl;dv
Team di vendita o customer success su un CRM	Fireflies Business	Fathom Business
Media impresa regolamentata (sanità, finanza)	Fellow Business	Jamie Enterprise
Consulente o fondatore individuale	Granola	Fathom Free
Team multilingue	Read AI (oltre 20 lingue)	Testi le sue lingue nel pilota; il catalano non è supportato da Gemini e non è verificato per gli altri strumenti

Esegua un pilota di due settimane con riunioni reali nelle sue lingue prima di impegnarsi. Accenti, voci sovrapposte e lessico di settore incidono sulla qualità del riepilogo molto più di quanto suggeriscano le demo. Se le note sono il primo passo di un'adozione più ampia, i nostri servizi di IA generativa aiutano a collegarle ai suoi sistemi.

Metodologia

Abbiamo selezionato i fornitori più presenti nelle classifiche per "best ai note taker" e "ai meeting assistant", più gli assistenti nativi delle suite, ed escluso le piattaforme di conversation intelligence per le vendite. Per ogni strumento abbiamo letto la pagina prezzi ufficiale l'8 novembre 2026 e la documentazione su sicurezza, privacy o supporto del fornitore. Quando la pagina di un fornitore non mostrava i prezzi (Fireflies, Microsoft), abbiamo usato un tracker di prezzi di terze parti datato o una guida alle licenze, e lo indichiamo nella scheda. Le dichiarazioni di conformità sono citate dal fornitore quando possibile; quelle provenienti da recensioni di terze parti sono segnalate come tali.

Ogni criterio è stato valutato da 0 a 10 rispetto ai riferimenti scritti nella tabella di valutazione, e il totale ponderato dà il punteggio su 10. Non abbiamo eseguito un benchmark di accuratezza in laboratorio, per questo la qualità delle note è valutata sulle funzionalità documentate e non sul tasso di errore delle parole. I punteggi seguono il modello pubblicato e saranno rivisti quando i fornitori cambieranno prezzi o opzioni di hosting. Technova non rivende nessuno degli strumenti di questo confronto e non vende un proprio note taker. Nessun fornitore ha pagato per essere incluso o per il proprio punteggio: qualsiasi posizionamento sponsorizzato in questa pagina è segnalato come tale e può acquistare visibilità, mai un punteggio più alto.

Domande frequenti sugli AI note taker

Qual è il miglior AI note taker del 2026?

Jamie ha il punteggio più alto nel nostro confronto (7,6/10), grazie a hosting nell'UE, ISO 27001 e nessun addestramento sui suoi dati. Fireflies.ai (7,5) è la scelta migliore per le integrazioni, e Fathom (7,3) è il miglior AI note taker gratuito grazie alle registrazioni gratuite illimitate e alle postazioni Team da 15 $ al mese. La maggior parte degli altri (Otter, Read AI, Jamie, Fireflies, tl;dv, Fellow, Granola) offre piani gratuiti con limiti.

Che cos'è un AI note taker senza bot?

Un AI note taker senza bot, a volte chiamato registratore di riunioni senza bot (bot-free meeting recorder), cattura l'audio della riunione dal suo computer invece di entrare nella chiamata come partecipante visibile. Jamie e Granola funzionano così, Fellow registra senza bot e Fathom offre l'acquisizione senza bot in beta su Mac. Gli strumenti senza bot gestiscono anche le riunioni in presenza, ma deve comunque informare i partecipanti che vengono registrati.

Fireflies o Otter: quale è migliore, e Otter è sicuro da usare in Europa?

Fireflies è migliore per la maggior parte dei team aziendali (7,5 contro 6,4 nella nostra valutazione): pubblica un impegno a zero addestramento e la certificazione ISO 42001, e offre integrazioni più profonde e un'API. Otter costa meno nel piano Pro annuale (8,33 $ contro 10 $). Otter ha SOC 2 Type II ma ospita i dati solo in regioni AWS statunitensi e affronta una class action pendente sul consenso, quindi le aziende europee hanno bisogno di un DPA, di un meccanismo di trasferimento documentato e di un'informativa sulla registrazione. tl;dv e Jamie sono le alternative a Otter ospitate nell'UE.

Meglio Copilot o un note taker separato per la trascrizione delle riunioni Teams?

Se la maggior parte delle sue riunioni si svolge in Teams, parta da Microsoft 365 Copilot o Teams Premium: l'intelligent recap funziona all'interno del suo tenant, senza un nuovo responsabile del trattamento da approvare. Scelga uno strumento separato come Fireflies, tl;dv o Fathom quando si riunisce anche su Zoom o Google Meet, o quando le note devono sincronizzarsi con un CRM.

Gli AI note taker sono conformi al GDPR?

Lo strumento da solo non può renderla conforme. Servono una base giuridica, di solito il legittimo interesse, un'informativa ai partecipanti, un DPA firmato e un periodo di conservazione; in Italia, per i dipendenti, va verificato anche l'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Jamie e tl;dv ospitano i dati nell'UE per impostazione predefinita, il che semplifica la valutazione; gli strumenti ospitati negli Stati Uniti si basano su meccanismi di trasferimento che deve documentare. Sull'addestramento, Fireflies, tl;dv, Jamie e Fellow dichiarano di non addestrare sui suoi dati, Read AI mantiene il miglioramento dei modelli disattivato per impostazione predefinita, e Granola e Fathom richiedono un opt-out.