62 % des PME et travailleurs indépendants espagnols n'ont pas encore de plan pour adapter leur facturation à VeriFactu, selon une étude de TeamSystem de novembre 2025. La confusion règne en ligne : on trouve des dates contradictoires — 2025, 2026, 2027… Laquelle est la bonne ? Ce guide démêle le chaos réglementaire avec les sources officielles en main : ce qu'est précisément VeriFactu, qui est concerné et à partir de quand après le dernier report, quelles exigences techniques s'imposent, quelles sanctions sont en jeu et, surtout, comment transformer cette obligation en une opportunité d'automatiser votre cycle de facturation.
Qu'est-ce que VeriFactu et qui est concerné ?
VeriFactu est le nom courant du Règlement sur les exigences des systèmes informatiques de facturation (RRSIF, Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación), adopté par le Real Decreto 1007/2023. En substance : si vous émettez des factures avec un logiciel informatique, ce logiciel devra garantir que chaque facture est enregistrée de façon intègre, inaltérable et traçable, avec une empreinte numérique enchaînée et un code QR fiscal. L'objectif de l'Agence fiscale espagnole (AEAT, Agencia Tributaria) est de fermer la porte aux logiciels dits « à double usage », capables de dissimuler ou de manipuler des ventes.
La mesure concerne la grande majorité du tissu entrepreneurial espagnol : la presse économique, à partir des données de l'AEAT, évoque environ 4,6 millions de contribuables, entre indépendants et PME. Si vous êtes assujetti à l'impôt sur les sociétés (IS), à l'IRPF avec activité économique ou si vous êtes une entité en régime d'attribution de revenus, et que vous facturez avec un logiciel, VeriFactu vous s'applique.
Quatre groupes principaux sont exclus :
- Les entreprises adhérant au SII (Suministro Inmediato de Información, fourniture immédiate d'informations), qui transmettent déjà leurs registres de TVA à l'AEAT quasi en temps réel.
- Les territoires foraux : le Pays basque dispose de son propre système (TicketBAI) et la Navarre du sien. Attention : une entreprise forale ayant des opérations en territoire commun peut être soumise aux deux régimes.
- Ceux qui n'utilisent aucun logiciel de facturation et facturent entièrement à la main sur papier.
- Certaines opérations expressément exclues du règlement de facturation.
Quand VeriFactu devient-il obligatoire ? Les dates réelles après le report
À ce jour, aucun indépendant ni aucune entreprise n'est encore tenu de facturer sous VeriFactu. C'est la réponse courte que de nombreux articles référencés sur Google continuent de donner incorrectement, car le calendrier a changé deux fois :
| Texte de référence | Sociétés (IS) | Indépendants et autres |
|---|---|---|
| RD 1007/2023 (calendrier initial) | 1er juillet 2025 | 1er juillet 2025 |
| RD 254/2025 (premier report) | 1er janvier 2026 | 1er juillet 2026 |
| RD-ley 15/2025 (calendrier en vigueur) | Avant le 1er janvier 2027 | Avant le 1er juillet 2027 |
Le second report a été acté par le Real Decreto-ley 15/2025 (BOE du 3 décembre 2025) et c'est lui qui est en vigueur, comme le confirme la note d'information de l'AEAT elle-même. Les dates intermédiaires de 2026 qui circulent encore dans de nombreux guides ont été abrogées avant même d'entrer en application.
Un délai est, lui, bel et bien échu : celui des éditeurs et distributeurs de logiciels. Depuis le 29 juillet 2025, seuls peuvent être proposés des systèmes de facturation déjà adaptés au règlement, accompagnés de leur déclaration responsable (declaración responsable). Concrètement : tout logiciel de facturation que vous achetez aujourd'hui devrait être conforme ; si votre fournisseur ne peut l'attester, c'est un signal d'alarme.
L'absence d'obligation immédiate ne signifie pas qu'il soit judicieux d'attendre : la transmission volontaire de registres à l'AEAT est déjà opérationnelle, et adapter des processus de facturation intégrés avec un ERP, la comptabilité et les encaissements prend des mois, pas des semaines. Les sociétés disposent de cinq mois ; les indépendants, de onze.
Comment ça fonctionne : registre de facturation, hash enchaîné et code QR
Le règlement ne modifie pas ce qu'est une facture, mais la façon dont votre logiciel la génère et la conserve. Chaque fois que vous émettez (ou annulez) une facture, le système doit créer un registre de facturation au format XML avec une empreinte numérique (hash) enchaînée au registre précédent. Cet enchaînement rend toute altération ultérieure détectable : si quelqu'un supprime ou modifie une facture, la chaîne se rompt.
De plus, toute facture émise avec un système adapté comporte un code QR fiscal (entre 30x30 et 40x40 mm, selon l'Orden HAC/1177/2024) contenant l'URL de vérification sur le site de l'AEAT ainsi que le NIF de l'émetteur, le numéro de facture, la date et le montant total. Le client peut le scanner et vérifier la facture auprès du fisc espagnol.
Le règlement propose ensuite deux modalités :
- Modalité VERI*FACTU (vérifiable) : votre logiciel transmet automatiquement chaque registre de facturation à l'AEAT au moment de son émission. En contrepartie, vous êtes dispensé de signer électroniquement les registres et de tenir un journal d'événements. Les factures portent la mention « Facture vérifiable sur le site électronique de l'AEAT ».
- Modalité non vérifiable : vous ne transmettez rien au fisc au moment de l'émission, mais votre système doit renforcer les garanties : signature électronique de chaque registre et journal d'événements du logiciel, le tout conservé et à la disposition de l'Administration.
Un point important que de nombreux articles confondent : dans la modalité VERI*FACTU, l'AEAT ne « valide » pas vos factures. La transmission est informative ; il n'existe pas de validation préalable ni d'approbation facture par facture.
Il n'existe pas non plus de « logiciel homologué par l'AEAT ». Ce qu'exige la norme, c'est une déclaration responsable (declaración responsable) de l'éditeur, document par lequel celui-ci affirme sous sa responsabilité que le système est conforme au règlement, en précisant le nom du système, son code identifiant, ses composants et sa version. Demandez-la à votre fournisseur : c'est votre principale garantie documentaire.
Que doivent faire les indépendants et les PME pour se conformer ?
L'adaptation relève moins des démarches administratives que des décisions de processus. Voici les étapes que nous recommandons de suivre, dans l'ordre :
- Confirmez si vous êtes dans le périmètre : facturez-vous avec un logiciel ? Êtes-vous dans le SII ou dans un territoire foral ? Si vous facturez uniquement avec Word ou Excel sans fonctions de facturation, vous êtes en principe hors du règlement, bien que la Direction générale des impôts espagnole (Dirección General de Tributos) ait déjà averti des zones grises : un tableur avec macros ou listes de factures peut être considéré comme un logiciel de facturation. Continuer à facturer « à la main » en 2027 est légal, mais vous prive de toute efficience.
- Inventoriez vos systèmes de facturation : de nombreuses PME découvrent à ce stade qu'elles émettent des factures depuis deux ou trois outils différents (ERP, TPV, feuilles volantes). Tous ceux qui font office de système informatique de facturation doivent être conformes.
- Demandez la déclaration responsable à vos fournisseurs et leur feuille de route d'adaptation si elle n'est pas encore publiée.
- Choisissez votre modalité : pour la plupart des PME, VERI*FACTU est l'option simple — moins d'exigences techniques internes et une image de transparence vis-à-vis des clients. La modalité non vérifiable a du sens dans des cas précis (par exemple, connectivité limitée ou politiques internes de données).
- Évaluez l'application gratuite de l'AEAT : depuis octobre 2025, l'Agence fiscale propose sur son site une application gratuite de facturation VERI*FACTU, sans limite de factures, accessible avec Cl@ve ou certificat. Pour un indépendant avec peu de factures par mois, c'est une solution convenable. Ses limites apparaissent rapidement : elle ne s'intègre pas avec votre comptabilité, votre ERP ni vos encaissements, et ne gère pas les catalogues de clients et de produits avec la profondeur d'un outil professionnel.
- Profitez-en pour automatiser : si vous devez toucher à votre facturation, faites-le une bonne fois pour toutes. L'automatisation de la facturation électronique permet que l'émission, le registre VeriFactu, la comptabilisation et la réconciliation des encaissements fonctionnent comme un flux unique sans intervention manuelle.
Le point de départ laisse une marge d'amélioration significative : selon l'étude de Qonto et IO Investigación de décembre 2025 portant sur 304 responsables financiers, seules 2 PME espagnoles sur 10 satisfaisaient déjà aux exigences, et parmi les entreprises de moins de 50 salariés, la proportion de non-préparées atteignait 82 %. L'écart selon la taille est notable : 37 % des entreprises facturant plus d'un million d'euros sont déjà conformes, contre 13 % de celles dont le chiffre d'affaires est inférieur à 100 000 euros.
Sanctions : jusqu'à 50 000 euros par exercice
Le régime de sanctions existe depuis la loi antifraude 11/2021, qui a introduit l'article 201 bis dans la loi générale des impôts espagnole (Ley General Tributaria), et il n'est pas anodin :
- Pour l'utilisateur : posséder ou utiliser un logiciel de facturation non conforme (ou manipulé) est sanctionné d'une amende fixe de 50 000 euros par exercice fiscal. Il n'est pas nécessaire que le fisc prouve une fraude : la simple détention du logiciel non conforme est déjà sanctionnable.
- Pour l'éditeur ou le distributeur : 150 000 euros par exercice et par type de système, plus 1 000 euros par système vendu sans la déclaration responsable requise.
Point clé : l'amende de 50 000 euros s'applique par exercice fiscal. Un logiciel non conforme utilisé pendant trois exercices peut entraîner trois amendes cumulées. L'adaptation coûte, dans la plupart des cas, bien moins cher : 52 % des PME estiment le coût d'adaptation inférieur à 5 000 euros (Qonto/IO, 2025).
VeriFactu et facturation électronique obligatoire : ce ne sont pas la même chose
C'est la confusion la plus répandue, et il convient de la dissiper car il s'agit de deux obligations distinctes qui arriveront presque en parallèle :
| VeriFactu (RRSIF) | Facturation électronique B2B (Loi Crea y Crece) | |
|---|---|---|
| Ce qu'il régit | La façon dont votre logiciel enregistre les factures (contrôle fiscal antifraude) | Le format et l'échange électronique de factures entre entreprises (lutte contre les retards de paiement) |
| Texte de référence | RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 | Ley 18/2022 + RD 238/2026 |
| Calendrier | Avant le 1-1-2027 (sociétés) et le 1-7-2027 (indépendants) | 12 mois (facturation >8 M€) ou 24 mois (autres) à compter du futur arrêté ministériel sur la solution publique : en pratique, entre 2027 et 2029 |
| À qui s'impose-t-il | À ceux qui facturent avec un logiciel | À toutes les opérations B2B entre entreprises et indépendants espagnols |
Nous avons également publié un guide complet de la facturation électronique obligatoire en Espagne : calendrier réel, solution publique de l'AEAT et sanctions.
Le développement réglementaire de la facturation électronique a finalement été adopté en mars 2026 (Real Decreto 238/2026, en vigueur depuis le 20 avril 2026). Il définit quatre syntaxes admises (Facturae, UBL, CII et EDIFACT) sur le modèle sémantique européen EN 16931, et oblige le destinataire à communiquer les états de la facture — acceptation, rejet et paiement complet — dans un délai de 4 jours ouvrables.
La lecture stratégique : tout investissement que vous réalisez maintenant pour VeriFactu devrait également vous préparer à la facturation électronique B2B. S'adapter deux fois, avec deux projets et deux budgets, est l'erreur coûteuse que l'on peut déjà éviter en choisissant bien l'architecture.
Comment préparer votre facturation sans payer l'adaptation deux fois
Chez Technova Partners, nous abordons VeriFactu tel qu'il est réellement : un projet de transformation du cycle order-to-cash, et non une simple case à cocher en matière de conformité.
« L'entreprise qui traitera VeriFactu comme un simple correctif logiciel en 2026 rouvrira le même projet en 2028 avec la facturation électronique B2B. Celle qui le traitera comme une refonte de son cycle de facturation le clôturera une seule fois », résume Alfons Marques, fondateur de Technova Partners.
L'approche que nous appliquons avec nos clients couvre quatre axes :
- Diagnostic des systèmes : quels outils émettent des factures aujourd'hui, lesquels sont conformes, lesquels gagnerait-on à consolider. Moins de systèmes de facturation, c'est presque toujours une meilleure conformité et un moindre coût.
- Architecture conforme et pérenne : choix de la modalité (VERI*FACTU dans la plupart des cas), garantie de la déclaration responsable pour chaque composant, et conception de l'intégration avec une vision orientée vers le RD 238/2026 : formats EN 16931, états de facture et connexion avec la future solution publique.
- Automatisation des processus : capture des commandes, émission, enregistrement, comptabilisation et réconciliation des encaissements dans un flux continu. La conformité cesse d'être un coût et devient une économie d'heures administratives chaque semaine.
- Accompagnement des équipes : la facturation touche l'administration, les ventes et la direction ; l'adoption compte autant que la technologie.
Vous souhaitez savoir où en est votre facturation et ce qu'il vous manque pour être en conformité ? Parlez-nous de votre situation et nous vous préparons un diagnostic initial sans engagement.
Conclusion
VeriFactu est sérieux, mais avec un calendrier clair : les sociétés doivent se conformer avant le 1er janvier 2027, les indépendants et les autres avant le 1er juillet 2027, selon le RD-ley 15/2025 en vigueur. Le logiciel que vous achetez aujourd'hui doit déjà être conforme, les sanctions — jusqu'à 50 000 euros par exercice — ne nécessitent pas qu'une fraude soit prouvée, et la facturation électronique B2B du RD 238/2026 arrivera dans la foulée. La décision intelligente n'est pas « quel programme acheter pour me conformer », mais « comment repenser ma facturation pour satisfaire aux deux normes, une seule fois et en automatisant au passage ». Les délais de 2027 paraissent lointains ; un projet d'intégration bien mené, non.
Questions fréquentes sur VeriFactu
VeriFactu est-il déjà obligatoire en 2026 ?
Non. Après le second report acté par le RD-ley 15/2025, les sociétés doivent se conformer avant le 1er janvier 2027 et les indépendants avant le 1er juillet 2027. Ce qui est en vigueur depuis le 29 juillet 2025, c'est l'obligation imposée aux éditeurs : tout logiciel de facturation commercialisé doit déjà être adapté et disposer d'une déclaration responsable.
Puis-je continuer à facturer avec Word ou Excel ?
Si vos modèles ne traitent ni ne conservent de factures — c'est-à-dire qu'ils n'agissent pas comme un système informatique de facturation — vous êtes en principe hors du règlement. La Direction générale des impôts espagnole a toutefois averti des zones grises : un tableur avec des macros ou des listes de factures peut être considéré comme un logiciel de facturation. Et renoncer à un système numérique, c'est aussi renoncer à l'efficience qu'il procure.
Que se passe-t-il si mon entreprise est dans le SII ou dans un territoire foral ?
Les entreprises adhérant au SII sont exclues de VeriFactu, car elles transmettent déjà leurs registres de TVA à l'AEAT. Au Pays basque, c'est TicketBAI qui s'applique, et en Navarre son propre système foral. Attention aux cas mixtes : une entreprise forale ayant des opérations en territoire commun peut devoir respecter les deux régimes simultanément.
VeriFactu est-il la même chose que la facturation électronique obligatoire ?
Non. VeriFactu régit la façon dont votre logiciel enregistre les factures (contrôle antifraude de l'AEAT) ; la facturation électronique obligatoire de la loi Crea y Crece, développée par le RD 238/2026, régit le format et l'échange électronique de factures entre entreprises pour lutter contre les retards de paiement. Ce sont des obligations distinctes avec des calendriers distincts, et il est conseillé d'aborder l'adaptation technologique des deux dans un seul projet.
