El 62% de las pymes y autónomos españoles no tiene todavía un plan para adaptar su facturación a VeriFactu, según un estudio de TeamSystem de noviembre de 2025. Y no ayuda que internet esté lleno de fechas contradictorias: 2025, 2026, 2027... ¿Cuál es la buena? En esta guía ordenamos el caos normativo con las fuentes oficiales en la mano: qué es exactamente VeriFactu, quién está obligado y desde cuándo tras el último aplazamiento, qué requisitos técnicos impone, qué sanciones hay en juego y, sobre todo, cómo convertir esta obligación en una oportunidad para automatizar tu ciclo de facturación de una vez.
¿Qué es VeriFactu y a quién afecta?
VeriFactu es el nombre popular del Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023. En esencia: si emites facturas con un programa informático, ese programa deberá garantizar que cada factura queda registrada de forma íntegra, inalterable y trazable, con una huella digital encadenada y un código QR tributario. El objetivo de la Agencia Tributaria es cerrar la puerta al llamado "software de doble uso", capaz de ocultar o manipular ventas.
Afecta a la gran mayoría del tejido empresarial español: la estimación que maneja la prensa económica a partir de datos de la Agencia Tributaria habla de unos 4,6 millones de contribuyentes, entre autónomos y pymes. Si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, por IRPF con actividad económica o eres una entidad en régimen de atribución de rentas, y facturas con software, VeriFactu te aplica.
Quedan fuera cuatro grupos principales:
- Empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información), que ya remiten sus registros de IVA a la AEAT casi en tiempo real.
- Territorios forales: País Vasco tiene su propio sistema (TicketBAI) y Navarra el suyo. Ojo: una empresa foral con operaciones en territorio común puede quedar sujeta a ambos regímenes.
- Quien no usa ningún software de facturación y factura íntegramente a mano en papel.
- Determinadas operaciones ya excepcionadas del reglamento de facturación.
¿Cuándo es obligatorio VeriFactu? Fechas reales tras el aplazamiento
A fecha de hoy, ningún autónomo ni empresa está todavía obligado a facturar bajo VeriFactu. Esta es la respuesta corta que muchos artículos posicionados en Google siguen contando mal, porque el calendario ha cambiado dos veces:
| Norma | Sociedades (IS) | Autónomos y resto |
|---|---|---|
| RD 1007/2023 (calendario original) | 1 de julio de 2025 | 1 de julio de 2025 |
| RD 254/2025 (primer aplazamiento) | 1 de enero de 2026 | 1 de julio de 2026 |
| RD-ley 15/2025 (calendario vigente) | Antes del 1 de enero de 2027 | Antes del 1 de julio de 2027 |
El segundo aplazamiento llegó con el Real Decreto-ley 15/2025 (BOE de 3 de diciembre de 2025) y es el que está en vigor, tal y como confirma la nota informativa de la propia AEAT. Las fechas intermedias de 2026 que todavía circulan por muchas guías quedaron derogadas antes de llegar a aplicarse.
Hay un plazo que sí está vencido: el de los fabricantes y comercializadores de software. Desde el 29 de julio de 2025 solo pueden ofrecerse sistemas de facturación ya adaptados al reglamento, con su declaración responsable. Traducción práctica: cualquier software de facturación que contrates hoy ya debería ser conforme; si tu proveedor no puede acreditarlo, es una señal de alarma.
Que no haya obligación todavía no significa que convenga esperar: la remisión voluntaria de registros a la AEAT ya está operativa, y adaptar procesos de facturación integrados con ERP, contabilidad y cobros lleva meses, no semanas. A las sociedades les quedan cinco meses; a los autónomos, once.
Cómo funciona: registro de facturación, hash encadenado y código QR
El reglamento no cambia qué es una factura, sino cómo la genera y conserva tu software. Cada vez que emites (o anulas) una factura, el sistema debe crear un registro de facturación en formato XML con una huella digital (hash) encadenada al registro anterior. Ese encadenamiento hace que cualquier alteración posterior sea detectable: si alguien borra o modifica una factura, la cadena se rompe.
Además, toda factura emitida con un sistema adaptado incorpora un código QR tributario (entre 30x30 y 40x40 mm, según la Orden HAC/1177/2024) que contiene la URL de cotejo en la sede de la AEAT junto con el NIF del emisor, el número de factura, la fecha y el importe total. El cliente puede escanearlo y comprobar la factura ante Hacienda.
A partir de ahí, el reglamento ofrece dos modalidades:
- Modalidad VERI*FACTU (verificable): tu software remite automáticamente cada registro de facturación a la AEAT en el momento de emitirlo. A cambio, quedas dispensado de firmar electrónicamente los registros y de llevar registro de eventos. Las facturas incluyen la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".
- Modalidad no verificable: no envías nada a Hacienda en el momento, pero tu sistema debe reforzar las garantías: firma electrónica de cada registro y registro de eventos del software, todo conservado y a disposición de la Administración.
Un matiz importante que muchos artículos confunden: en la modalidad VERI*FACTU la AEAT no "aprueba" tus facturas. La remisión es informativa; no existe una validación previa ni un visto bueno factura a factura.
Tampoco existe el "software homologado por la AEAT". Lo que exige la norma es una declaración responsable del fabricante, un documento donde este afirma bajo su responsabilidad que el sistema cumple el reglamento, con el nombre del sistema, su código identificador, componentes y versión. Pídesela a tu proveedor: es tu principal garantía documental.
¿Qué tienen que hacer los autónomos y pymes para cumplir?
La adaptación tiene menos de trámite y más de decisión de procesos. Estos son los pasos que recomendamos seguir, en orden:
- Confirma si estás dentro del ámbito: ¿facturas con software? ¿Estás en SII o en territorio foral? Si facturas solo con Word o Excel sin funciones de facturación, en principio quedas fuera del reglamento, aunque la Dirección General de Tributos ya ha advertido de las zonas grises si la hoja de cálculo procesa o conserva facturas. Seguir facturando "a mano" en 2027 es legal, pero te deja fuera de cualquier eficiencia.
- Inventaría tus sistemas de facturación: muchas pymes descubren en este punto que emiten facturas desde dos o tres herramientas distintas (ERP, TPV, hojas sueltas). Todas las que actúen como sistema informático de facturación deben cumplir.
- Pide la declaración responsable a tus proveedores y la hoja de ruta de adaptación si aún no la tienen publicada.
- Elige modalidad: para la mayoría de pymes, VERI*FACTU es la opción sencilla — menos requisitos técnicos internos y una imagen de transparencia ante clientes. La modalidad no verificable tiene sentido en casuísticas concretas (por ejemplo, conectividad limitada o políticas internas de datos).
- Valora la aplicación gratuita de la AEAT: desde octubre de 2025, la Agencia Tributaria ofrece en su sede una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU, sin límite de facturas, accesible con Cl@ve o certificado. Para un autónomo con pocas facturas al mes es una salida digna. Sus límites aparecen pronto: no se integra con tu contabilidad, tu ERP ni tus cobros, y no gestiona catálogos de clientes y productos con la profundidad de una herramienta profesional.
- Aprovecha para automatizar: si vas a tocar tu facturación, tócala una sola vez y bien. La automatización de la facturación electrónica permite que la emisión, el registro VeriFactu, la contabilización y la conciliación de cobros funcionen como un único flujo sin intervención manual.
La foto de partida deja margen de mejora: según el estudio de Qonto e IO Investigación de diciembre de 2025 sobre 304 responsables financieros, solo 2 de cada 10 pymes españolas cumplían ya los requisitos, y entre las empresas de menos de 50 empleados la cifra de no preparadas alcanzaba el 82%. La brecha por tamaño es notable: el 37% de las empresas que facturan más de un millón de euros ya cumple, frente al 13% de las que ingresan menos de 100.000 euros.
Sanciones: hasta 50.000 euros por ejercicio
El régimen sancionador existe desde la Ley Antifraude 11/2021, que introdujo el artículo 201 bis en la Ley General Tributaria, y no es menor:
- Para el usuario: tener o usar software de facturación no adaptado (o manipulado) se sanciona con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio. No hace falta que Hacienda pruebe un fraude: la mera tenencia del software no conforme ya es sancionable.
- Para el fabricante o comercializador: 150.000 euros por ejercicio y por tipo de sistema, más 1.000 euros por cada sistema vendido sin la declaración responsable exigida.
Clave: la sanción de 50.000 euros aplica por ejercicio fiscal. Un software no conforme usado durante tres ejercicios puede suponer tres sanciones acumuladas. La adaptación cuesta, en la mayoría de los casos, mucho menos: el 52% de las pymes estima el coste de adaptación por debajo de los 5.000 euros (Qonto/IO, 2025).
VeriFactu y factura electrónica obligatoria: no son lo mismo
Es la confusión más extendida, y conviene deshacerla porque son dos obligaciones distintas que llegarán casi en paralelo:
| VeriFactu (RRSIF) | Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo tu software registra las facturas (control fiscal antifraude) | El formato e intercambio electrónico de facturas entre empresas (lucha contra la morosidad) |
| Norma | RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 | Ley 18/2022 + RD 238/2026 |
| Calendario | Antes del 1-1-2027 (sociedades) y del 1-7-2027 (autónomos) | 12 meses (facturación >8M€) o 24 meses (resto) desde la futura orden ministerial de la solución pública: en la práctica, entre 2027 y 2029 |
| A quién obliga | A quien factura con software | A todas las operaciones B2B entre empresas y autónomos españoles |
Acabamos de publicar una guía completa de la factura electrónica obligatoria con el calendario real, la solución pública de la AEAT y las sanciones.
El desarrollo reglamentario de la factura electrónica se aprobó por fin en marzo de 2026 (Real Decreto 238/2026, en vigor desde el 20 de abril de 2026). Define cuatro sintaxis admitidas (Facturae, UBL, CII y EDIFACT) sobre el modelo semántico europeo EN 16931, y obliga al receptor a comunicar los estados de la factura — aceptación, rechazo y pago completo — en un plazo de 4 días hábiles.
La lectura estratégica: cualquier inversión que hagas ahora para VeriFactu debería dejarte también preparado para la factura electrónica B2B. Adaptarse dos veces, con dos proyectos y dos presupuestos, es el error caro que ya se puede evitar eligiendo bien la arquitectura.
Cómo preparar tu facturación sin pagar la adaptación dos veces
En Technova Partners abordamos VeriFactu como lo que realmente es: un proyecto de transformación del ciclo order-to-cash, no una casilla de cumplimiento.
"La empresa que trate VeriFactu como un simple parche de software en 2026 volverá a abrir el mismo proyecto en 2028 con la factura electrónica B2B. La que lo trate como el rediseño de su ciclo de facturación lo cerrará una sola vez", resume Alfons Marques, fundador de Technova Partners.
El enfoque que aplicamos con nuestros clientes tiene cuatro frentes:
- Diagnóstico de sistemas: qué herramientas emiten facturas hoy, cuáles cumplen, cuáles conviene consolidar. Menos sistemas de facturación es casi siempre mejor cumplimiento y menos coste.
- Arquitectura conforme y de futuro: elegir modalidad (VERI*FACTU en la mayoría de casos), garantizar la declaración responsable de cada pieza y diseñar la integración con la vista puesta en el RD 238/2026: formatos EN 16931, estados de factura y conexión con la futura solución pública.
- Automatización de procesos: captura de pedidos, emisión, registro, contabilización y conciliación de cobros en un flujo continuo. El cumplimiento deja de ser un coste y pasa a ahorrar horas administrativas cada semana.
- Acompañamiento al equipo: la facturación toca a administración, ventas y gerencia; la adopción importa tanto como la tecnología.
¿Quieres saber en qué situación está tu facturación y qué te falta para cumplir? Cuéntanos tu caso y te preparamos un diagnóstico inicial sin compromiso.
Conclusión
VeriFactu va en serio, pero con calendario claro: sociedades antes del 1 de enero de 2027, autónomos y resto antes del 1 de julio de 2027, según el RD-ley 15/2025 vigente. El software que compres hoy ya debe ser conforme, las sanciones — hasta 50.000 euros por ejercicio — no exigen fraude probado, y la factura electrónica B2B del RD 238/2026 llegará pisándole los talones. La decisión inteligente no es "qué programa compro para cumplir", sino "cómo rediseño mi facturación para cumplir con las dos normas, una sola vez y automatizando de paso". Los plazos de 2027 parecen lejanos; un proyecto de integración bien hecho, no lo es.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
¿VeriFactu ya es obligatorio en 2026?
No. Tras el segundo aplazamiento aprobado por el RD-ley 15/2025, las sociedades deben cumplir antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos antes del 1 de julio de 2027. Lo que sí rige desde el 29 de julio de 2025 es la obligación de los fabricantes: todo software de facturación que se comercialice ya debe estar adaptado y contar con declaración responsable.
¿Puedo seguir facturando con Word o Excel?
Si tus plantillas no procesan ni conservan facturas — es decir, no actúan como un sistema informático de facturación — quedas en principio fuera del reglamento. La Dirección General de Tributos ha advertido, no obstante, de las zonas grises: una hoja de cálculo con macros o listados de facturas puede considerarse software de facturación. Y renunciar a un sistema digital implica renunciar también a la eficiencia que aporta.
¿Qué pasa si mi empresa está en el SII o en territorio foral?
Las empresas acogidas al SII están excluidas de VeriFactu, porque ya remiten sus registros de IVA a la AEAT. En País Vasco rige TicketBAI y en Navarra su sistema foral propio. Cuidado con los casos mixtos: una empresa foral con operaciones en territorio común puede tener que cumplir ambos regímenes a la vez.
¿VeriFactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?
No. VeriFactu regula cómo tu software registra las facturas (control antifraude de la AEAT); la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece, desarrollada por el RD 238/2026, regula el formato y el intercambio electrónico de facturas entre empresas para combatir la morosidad. Son obligaciones distintas con calendarios distintos, y conviene abordar la adaptación tecnológica de las dos en un único proyecto.
