Las empresas españolas cobran de media a 80,5 días — un 34% por encima del límite legal de 60 — y esa morosidad le cuesta a cada pyme unos 5.350 euros al año en financiación de deuda comercial, según el Observatorio de Morosidad de CEPYME (2025). Esa es la razón de ser de la factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece: dar trazabilidad a cada factura y a cada pago entre empresas. El reglamento que faltaba ya existe (RD 238/2026), el calendario real apunta a 2027-2028, y cerca del 80% de las pymes reconoce que no sabe cómo adoptarla. Esta guía pone orden: qué es exactamente, cuándo te toca, cómo funcionará la solución pública de la AEAT, qué multas hay y cómo prepararte una sola vez — también para VeriFactu, que es otra obligación distinta.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta?
La factura electrónica obligatoria es la exigencia del artículo 12 de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) de que todas las operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España se facturen en formato electrónico estructurado — un fichero de datos que los sistemas leen automáticamente, no un PDF. Afecta a todas las empresas y autónomos españoles en sus relaciones B2B, sin umbral mínimo de facturación: el tamaño solo determina cuándo te toca, no si te toca. Quedan fuera las ventas a consumidores finales (B2C) y las operaciones con clientes o proveedores extranjeros. El objetivo declarado de la norma no es fiscal sino de lucha contra la morosidad: cada factura electrónica llevará asociados sus estados de aceptación y pago, haciendo visible quién paga tarde. Hoy, emitir facturas en PDF sigue siendo perfectamente legal: la obligación aún no ha empezado para nadie.
¿Cuándo será obligatoria? El calendario real a día de hoy
A 26 de julio de 2026, ninguna empresa está obligada todavía a emitir factura electrónica B2B. El RD 238/2026 (en vigor desde el 20 de abril de 2026) fijó el mecanismo: los plazos empiezan a contar cuando se publique la orden ministerial de la solución pública de facturación, que hoy sigue siendo un proyecto — su audiencia pública se cerró el 8 de mayo de 2026 y Hacienda prevé publicarla en el BOE con entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Si ese plan se cumple, el calendario queda así:
| Hito | Fecha prevista | Quién |
|---|---|---|
| Orden ministerial en vigor + sandbox de pruebas AEAT | Octubre 2026 | Desarrolladores y plataformas |
| Solución pública operativa | Antes del 1 de agosto de 2027 | AEAT |
| Obligación de emitir factura electrónica | 1 de octubre de 2027 | Empresas que facturan más de 8M€ |
| Obligación de emitir para el resto | 1 de octubre de 2028 | Pymes y autónomos |
| Comunicación de estados de pago para receptores de menos de 8M€ | +12 meses adicionales (voluntario antes) | Pymes y autónomos |
El matiz honesto que casi nadie cuenta: todas las fechas de 2027 y 2028 dependen de que la orden ministerial se publique en octubre de 2026. Si se retrasa, todo se retrasa en bloque. Conviene planificar con este calendario, pero revisarlo cada trimestre.
Cómo funcionará: formatos europeos, solución pública y copia en UBL
El sistema se apoya en tres piezas. Primera, el formato: las facturas seguirán la norma semántica europea EN 16931, con cuatro sintaxis admitidas — Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Segunda, la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) gestionada por la AEAT: una plataforma gratuita de emisión y recepción pensada para pymes y autónomos que, además, actuará como repositorio universal de todas las facturas B2B del país. Tercera, la obligación de las empresas que usen plataformas privadas de remitir a la SPFE una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL, en el mismo momento de emitirla — detalle del proyecto de orden ministerial que corrige la creencia extendida de que la copia sería en Facturae. Las facturas deberán permanecer accesibles para el destinatario — consultables, descargables e imprimibles — durante 4 años, incluso si la relación comercial termina. Para quien ya factura con un ERP o una plataforma de e-factura, el cambio será una adaptación; para quien factura en Word o PDF, será un cambio de proceso completo.
La cara B que nadie explica: recibir facturas y comunicar estados en 4 días
La primera fecha que afectará de verdad a una pyme no es la de emitir: es la de recibir. Desde el 1 de octubre de 2027, tus grandes proveedores — telecomunicaciones, energía, mayoristas — te enviarán facturas electrónicas estructuradas, y tendrás que poder procesarlas aunque tu propia obligación de emitir no llegue hasta un año después. Con ellas llega el deber de comunicar estados: aceptación o rechazo comercial y pago efectivo completo, en un plazo de 4 días hábiles (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales). Los receptores que facturan menos de 8 millones disponen de 12 meses adicionales antes de que ese deber sea exigible — voluntario hasta entonces —, pero el mensaje de fondo de la ley es claro: los plazos de pago dejarán de ser invisibles. Con un plazo medio de pago B2B de 80,5 días en España (CEPYME, 2025), la transparencia de estados es la palanca con la que el legislador espera comprimir la morosidad.
Sanciones: hasta 10.000 euros — y quién multa de verdad
El régimen sancionador de la factura electrónica es más suave que el de VeriFactu, pero existe: apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros por infracción, según el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 en la redacción dada por la Ley Crea y Crece. Dos precisiones que la mayoría de guías confunde. Una: la autoridad competente para sancionar no es la Agencia Tributaria, sino la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial — la factura electrónica de Crea y Crece es una obligación mercantil-digital, no tributaria. Y dos: las cifras de 50.000 o 150.000 euros que circulan por internet corresponden al régimen antifraude de VeriFactu (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria), no a esta norma. Mezclarlas es el error más repetido de la SERP — y una fuente de decisiones mal informadas.
Factura electrónica y VeriFactu: dos obligaciones, dos calendarios
Hacienda lo confirmó en julio de 2026: no habrá unificación entre la factura electrónica B2B y VeriFactu. Son dos normas distintas que llegarán casi en paralelo:
| VeriFactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo tu software registra las facturas (antifraude, AEAT) | El formato e intercambio de facturas entre empresas (morosidad) |
| Calendario | Antes del 1-1-2027 (sociedades) y 1-7-2027 (autónomos) | 1-10-2027 (>8M€) y 1-10-2028 (resto), si la orden ministerial no se retrasa |
| Sanción | Hasta 50.000 € por ejercicio (AEAT) | Hasta 10.000 € (Secretaría de Estado de Digitalización e IA) |
VeriFactu llega antes. Si estás planificando la adaptación, empieza por ahí — tenemos una guía completa de VeriFactu con su calendario real — y diseña la solución para que cubra las dos normas. Europa, además, empuja en la misma dirección: el paquete ViDA hará obligatoria la factura electrónica en operaciones intracomunitarias B2B desde el 1 de julio de 2030. Esto no es una rareza española; es la dirección única del mercado europeo.
Cómo prepararte una sola vez (y no pagar dos adaptaciones)
"El error caro que estamos viendo es tratar VeriFactu y la factura electrónica como dos proyectos separados con dos presupuestos. Bien planteado, es un único rediseño del ciclo de facturación: un solo sistema conforme a ambas normas, integrado con contabilidad y cobros, y automatizado desde el pedido hasta la conciliación", señala Alfons Marques, fundador de Technova Partners.
Los pasos que recomendamos, en orden:
- Inventaría cómo facturas hoy: qué herramientas emiten facturas, cuáles reciben, dónde se registran los cobros. La mayoría de pymes descubre más sistemas de los que creía.
- Resuelve primero VeriFactu (llega antes): software con declaración responsable y modalidad elegida.
- Exige a tu proveedor la hoja de ruta EN 16931: cómo emitirá en las sintaxis admitidas, cómo remitirá la copia UBL a la solución pública y cómo gestionará los estados en 4 días hábiles.
- Prepara la recepción para octubre de 2027: aunque emitas en PDF hasta 2028, recibirás facturas estructuradas un año antes. La automatización de la facturación electrónica convierte esa obligación en ahorro: registro, contabilización y conciliación sin intervención manual.
- Aprovecha el sandbox de la AEAT (previsto desde octubre de 2026) si desarrollas software propio o quieres validar la integración pronto.
¿Quieres saber qué te falta para cumplir con las dos normas de una vez? Cuéntanos cómo facturas hoy y te preparamos un diagnóstico inicial sin compromiso.
Conclusión
La factura electrónica obligatoria va en serio y ya tiene reglamento (RD 238/2026), pero a día de hoy nadie está obligado: el reloj arranca cuando se publique la orden ministerial prevista para octubre de 2026, lo que sitúa las obligaciones reales en octubre de 2027 (grandes empresas) y octubre de 2028 (pymes y autónomos) — con la recepción y los estados de pago llegando antes que la emisión para la mayoría. Las multas de hasta 10.000 euros las pondrá Digitalización, no Hacienda, y VeriFactu es otra norma que llega primero. La jugada inteligente es una sola: rediseñar el ciclo de facturación una vez, conforme a ambas normas, y automatizar de paso lo que hoy consume horas de administración.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
A día de hoy no lo es para nadie. Si la orden ministerial de la solución pública se publica en octubre de 2026 como prevé Hacienda, las empresas que facturan más de 8 millones de euros deberán emitir factura electrónica B2B desde el 1 de octubre de 2027, y el resto — pymes y autónomos — desde el 1 de octubre de 2028. Si la orden se retrasa, todo el calendario se desplaza.
¿La factura electrónica obligatoria afecta a los autónomos?
Sí, en dos tiempos. Como emisores, los autónomos tendrán que facturar electrónicamente a otras empresas desde el 1 de octubre de 2028 (calendario previsto). Pero como receptores les tocará antes: desde octubre de 2027 recibirán facturas electrónicas de sus grandes proveedores, y deberán poder procesarlas y comunicar estados de pago — con 12 meses adicionales de margen para ese deber si facturan menos de 8 millones.
¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica obligatoria y VeriFactu?
Son dos obligaciones distintas que no se van a unificar, como confirmó Hacienda en julio de 2026. VeriFactu regula cómo tu software registra las facturas para prevenir el fraude fiscal (lo supervisa la AEAT, con multas de hasta 50.000 euros) y llega antes: 2027 para sociedades y autónomos. La factura electrónica de la Ley Crea y Crece regula el formato y el intercambio de facturas entre empresas para combatir la morosidad, con multas de hasta 10.000 euros impuestas por la Secretaría de Estado de Digitalización e IA.
¿Podré seguir enviando facturas en PDF?
Entre empresas españolas, no: cuando la obligación te alcance, la factura válida será el fichero estructurado conforme a EN 16931 (Facturae, UBL, CII o EDIFACT), no el PDF. Podrás seguir usando PDF con clientes particulares (B2C) y con clientes extranjeros, que quedan fuera de esta obligación. Y hasta que llegue tu fecha, el PDF sigue siendo perfectamente legal.
