AI Note Taker 2026: Die 10 besten Tools für Meeting-Protokolle

Jamie ist laut unserem gewichteten Score (7,6/10) der beste AI Note Taker und KI-Meeting-Assistent 2026 und die sicherste Wahl für Unternehmen in der DACH-Region, die EU-Hosting, ISO 27001 und kein Training auf ihren Daten verlangen. Fathom ist der beste kostenlose AI Note Taker mit unbegrenzten Gratis-Aufnahmen und Team-Lizenzen ab 15 $ pro Monat. Wenn Sie bereits Microsoft 365 oder Google Workspace bezahlen, sollten Sie Copilot in Teams oder Gemini in Meet testen, bevor Sie ein eigenständiges Tool für Ihr Meeting-Protokoll mit KI kaufen.

Wir haben zehn Tools nach einem einheitlichen, veröffentlichten und gewichteten Schema bewertet. Jeden Preis haben wir auf der Preisseite des Anbieters geprüft, sofern sie geladen wurde, andernfalls über datierte Preis-Tracker von Dritten (Fireflies, Microsoft). Außerdem haben wir die Ebene ergänzt, die von Anbietern verfasste Rankings auslassen: Einwilligung in die Aufzeichnung, Datenresidenz in der EU, Training auf Ihren Daten und die EU-KI-Verordnung (AI Act).

Zuletzt geprüft: 8. November 2026. Preise zzgl. MwSt.

Kurz gesagt

• Bester insgesamt und bester für die DSGVO: Jamie (7,6/10). Ohne Bot, "Hosted in EU & GDPR compliant", Team ab 33 €/Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung (Jamie-Preise).
• Beste Integrationen und API: Fireflies.ai (7,5/10). SOC 2 Type II, ISO 42001 und keine Datenspeicherung für KI-Training.
• Bester Meeting-Bot mit EU-Hosting: tl;dv (7,4/10). Unternehmen aus Aachen, ab 18 €/Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung (tl;dv-Preise).
• Beste Governance für regulierte Teams: Fellow (7,4/10), ab 7 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung.
• Bester Gratis-Tarif: Fathom (7,3/10). Unbegrenzte kostenlose Aufnahmen, Team-Lizenzen ab 15 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (Fathom-Preise).
• Am besten für Microsoft-365- und Google-Workspace-Unternehmen: Copilot in Teams (7,3) und Gemini in Meet (7,2), die in Ihrem bestehenden Tenant laufen.
• Otter.ai (6,4/10) bietet weiterhin günstige Live-Transkription, aber reines US-Hosting und eine anhängige Sammelklage wegen fehlender Einwilligung drücken den Compliance-Wert.

Was ist ein AI Note Taker (und ein KI-Meeting-Assistent)?

Ein AI Note Taker (KI-Notetaker) zeichnet ein Meeting auf oder hört mit, transkribiert es und macht aus dem Transkript eine Zusammenfassung, Aufgaben und ein durchsuchbares Archiv, also ein KI-Protokoll der Besprechung. Die meisten Tools treten Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams als sichtbarer Bot-Teilnehmer bei; eine wachsende Gruppe arbeitet ohne Bot und erfasst den Ton direkt auf Ihrem eigenen Gerät. „KI-Meeting-Assistent“ ist der weiter gefasste Begriff: Er ergänzt die Notizen um einen Chat über vergangene Meetings, CRM-Updates, Follow-up-E-Mails und Analysen. Einen Überblick über die gesamte Tool-Landschaft gibt unser Leitfaden zu den besten KI-Tools für Unternehmen.

Der Markt wächst schnell. Grand View Research bewertete den weltweiten Markt für KI-Meeting-Assistenten 2025 mit 3,5 Milliarden US-Dollar und erwartet bis 2033 21,5 Milliarden US-Dollar, eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 25,8 % (Grand View Research, 2026).

Die Nachfrage entsteht aus der Meeting-Überlastung. Der Work Trend Index von Microsoft zeigt, dass Beschäftigte während ihrer Kernarbeitszeit alle zwei Minuten unterbrochen werden, 275-mal am Tag, und dass bei den meetingintensivsten Nutzern 57 % der Meetings spontane Calls ohne Kalendereinladung sind (Microsoft WorkLab, Juni 2025). Ein Note Taker schafft die Meetings nicht ab, wohl aber das manuelle Meeting-Protokoll danach.

Wie haben wir die besten AI Note Taker bewertet?

Jedes Tool erhielt auf sechs Kriterien eine Bewertung von 0 bis 10. Wir haben jede Bewertung mit ihrer Gewichtung multipliziert, alles addiert und durch 100 geteilt; das ergibt einen Score von 10. Die Bewertungen stützen sich auf Funktionen, Preise und Compliance-Angaben, die der jeweilige Anbieter veröffentlicht, ergänzt um Hilfe-Dokumentation und Preis-Tracker, wenn eine Anbieterseite nicht geladen wurde. Die Preise wurden am 8. November 2026 geprüft und verstehen sich zzgl. MwSt.

Kriterium	Gewicht	10 bedeutet	Weitere Ankerpunkte
Qualität von Notizen und Zusammenfassungen	25	KI-Chat über mehrere Meetings, eigene Vorlagen, mehrere Sprachen	5 = einfache Zusammenfassung plus Transkript
EU-Compliance und Datenkontrolle	25	Standardmäßig EU-Hosting, ISO 27001 oder SOC 2, kein Training, AVV, kein gespeichertes Audio	9 = standardmäßig EU-Hosting oder EU Data Boundary, SOC 2 oder ISO 27001, kein Training, aber gespeicherte Aufnahmen oder eine dokumentierte Ausnahme; 8 = EU-Vertragsbedingungen auf Enterprise-Niveau und kein Training, EU-Speicherort abhängig von Edition oder Admin-Einstellungen; 7 = EU-Hosting (Speicherung und Verarbeitung) in einem kostenpflichtigen Tarif verfügbar, standardmäßig kein Training; 6 = SOC 2 und kein Training, Hosting außerhalb der EU mit reiner EU-Speicheroption oder Hosting in Kanada; 5 = SOC 2 und AVV, nur US-Hosting, kein Training; 4 = nur USA, de-identifizierte oder anonymisierte Daten werden standardmäßig zur Modellverbesserung genutzt (Opt-out); 3 = nur USA plus laufender Rechtsstreit zur Einwilligung
Preis und Gegenwert	15	Ein nützlicher, unbegrenzter Gratis-Tarif	Bewertet nach dem günstigsten jährlichen Team-Lizenzpreis, USD oder EUR zum Nennwert: 9 = ohne Aufpreis in einer Suite-Lizenz enthalten; 8 = unter 15 pro Lizenz; 7 = 15-17 pro Lizenz; 6 = 18-29 pro Lizenz; 5 = ab 30 pro Lizenz; 4 = 21-30 $ pro Lizenz zusätzlich zu einer Basislizenz
Integrationen und Workflow	15	Tiefe bidirektionale CRM-Synchronisation plus API	5 = nur Export in Dokumente
Flexibilität der Erfassung	10	Jede Plattform, Option ohne Bot, Erfassung vor Ort	3 = ein einziger Meeting-Typ auf einer Plattform
Administration und Team-Governance	10	Tenant-native Administration	6 = SSO nur im höchsten Tarif

Ein Hinweis zu den Ankerpunkten: Copilot erhält bei der Erfassung 4 statt 3, weil die intelligente Zusammenfassung Teams-Meetings, Veranstaltungen, VoIP-Anrufe und Anrufe ins Telefonnetz abdeckt (Microsoft Learn). Gemini erhält beim Preis 9 statt 10: Eine Funktion, die in einer bereits bezahlten Suite enthalten ist, gilt als nahezu kostenlos, es gibt aber keinen Gratis-Tarif.

EU-Compliance wird bewusst genauso stark gewichtet wie die Qualität der Notizen. Ein Note Taker zeichnet Stimmen, Meinungen und manchmal Gesundheits- oder Gehaltsdaten aller Anwesenden auf, auch von Personen außerhalb Ihres Unternehmens.

Die 10 besten AI Note Taker 2026 im Vergleich

Jamie führt mit 7,6/10 dank des stärksten EU-Compliance-Profils, gefolgt von Fireflies.ai (7,5) bei den Integrationen sowie tl;dv und Fellow mit je 7,4. Fathom (7,3) hat den besten Preiswert, verliert aber Compliance-Punkte durch das US-Hosting und die standardmäßige Modellverbesserung. Die nativen Suite-Assistenten punkten bei der Governance, verlieren aber beim Preis, weil sie zusätzlich zu einer Lizenz anfallen.

#	Tool	Günstigster Bezahltarif (geprüft Nov. 2026)	Gratis-Tarif	Qualität	EU-Compliance	Preis	Integrationen	Erfassung	Admin	Score /10
1	Jamie	21 €/Monat Plus (Einzelnutzer); 33 €/Lizenz/Monat Team (jährlich)	10 Notizen/Monat	7	10	5	7	9	6	7,6
2	Fireflies.ai	10 $/Lizenz/Monat Pro (jährlich)	400 Min. Speicher	8	6	8	9	6	8	7,5
3	tl;dv	18 €/Lizenz/Monat Pro (jährlich)	Ja	7	9	6	8	6	7	7,4
4	Fellow	7 $/Nutzer/Monat Team (jährlich)	5 KI-Notizen (einmalig)	7	6	8	8	8	9	7,4
5	Fathom	15 $/Nutzer/Monat Team (jährlich)	Unbegrenzte Aufnahmen	8	4	10	8	9	7	7,3
6	Copilot in Teams	21 $/Nutzer/Monat Copilot Business (jährlich) + Basislizenz	Nein	8	9	4	7	4	10	7,3
7	Gemini in Meet	Enthalten ab Business Standard, 13,60 €/Nutzer/Monat	Nein	7	8	9	6	3	9	7,2
8	Read AI	15 $/Nutzer/Monat Pro (jährlich)	5 Transkripte/Monat	7	7	7	8	7	7	7,2
9	Granola	14 $/Nutzer/Monat Business	30 Tage Verlauf	9	4	8	7	8	6	6,9
10	Otter.ai	8,33 $/Nutzer/Monat Pro (jährlich)	300 Min./Monat	8	3	8	7	7	7	6,4

Score = (Qualität × 25 + EU-Compliance × 25 + Preis × 15 + Integrationen × 15 + Erfassung × 10 + Admin × 10) ÷ 100. Bei gleichem gerundetem Score entscheiden die gewichteten Punkte: tl;dv 74,0 vor Fellow 73,5, Gemini 72,0 vor Read AI 71,5. Fathom und Copilot kommen beide auf 73,0; den Ausschlag gibt die höhere Preisbewertung (10 gegenüber 4). Read AI erhält bei der EU-Compliance 7, Fireflies 6, weil der höchste Read-AI-Tarif EU-Hosting bietet und die Modellverbesserung standardmäßig deaktiviert ist, während die EU-Option von Fireflies nur die Speicherung abdeckt und die Verarbeitung in den USA erfolgt. tl;dv erhält 9 statt 10, weil es die erstellten Aufnahmen speichert; Jamie speichert kein Audio.

1. Jamie: bester AI Note Taker insgesamt und für die DSGVO (7,6/10)

Jamie, entwickelt von wespond in Rösrath bei Köln, ist der beste AI Note Taker für Unternehmen, die Meeting-Daten nicht in die USA übermitteln dürfen oder wollen. Das Tool erfasst den Ton ohne Bot auf jeder Plattform, auch bei Präsenzbesprechungen, sodass kein zusätzlicher Teilnehmer im Call erscheint.

Stärken: Ask-Jamie-Chat über alle Notizen, MCP-Zugang für KI-Tools im Pro-Tarif, Vorlagen und ein gemeinsamer Arbeitsbereich im Team-Tarif. Jamie gibt an, der Dienst sei "Hosted in EU & GDPR compliant", mit "No model training on your data", ISO 27001 und DORA-Ausrichtung. Unabhängige Tests ergänzen, dass Jamie kein Audio speichert.

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Preis	Grenzen
Free	0 €/Monat	10 KI-Notizen pro Monat, Meetings bis 30 Minuten
Plus	21 €/Monat	20 Notizen pro Monat, Meetings bis 2 Stunden
Pro	39 €/Monat, jährliche Abrechnung	Unbegrenzte Notizen, Meetings bis 5 Stunden
Team	33 €/Lizenz/Monat, jährliche Abrechnung	Vorlagen, gemeinsamer Arbeitsbereich
Enterprise	Individuell	SAML-SSO, SCIM, AVV

Quelle: Jamie-Preise. Laut Preisseite kostet der Pro-Tarif für Einzelnutzer mehr als eine Team-Lizenz, und für Plus wird kein Abrechnungszeitraum angegeben.

Ideal für: Kanzleien, Beratungen, Finanzdienstleister und Zulieferer der öffentlichen Hand in der EU.

Ehrlicher Vorbehalt: SOC 2 Type II ist noch als "pending" gelistet, und mit 33 € pro Lizenz gehört Jamie für große Teams zu den teureren Optionen.

2. Fireflies.ai: beste Integrationen und API (7,5/10)

Fireflies.ai aus San Francisco ist der beste KI-Meeting-Assistent für Teams, die Meeting-Daten in CRM, Projekt-Tools und interne Systeme fließen lassen wollen. Das Tool tritt Calls als Bot bei oder erfasst über eine Chrome-Erweiterung und bietet Team-Analysen, KI-Credits und eine API.

Stärken: breite CRM-Integrationen, Gesprächsanalysen auf Teamebene und veröffentlichte Compliance-Nachweise: "SOC 2 Type II", "GDPR compliance", "HIPAA compliance" mit BAA sowie "ISO 42001". Auf der Preisseite heißt es "Zero Data Retention — Your data is never used for AI training" (Fireflies-Preise).

Tarif	Jährliche Abrechnung	Monatliche Abrechnung	Wichtigste Grenze
Free	0 $	0 $	400 Minuten Speicher insgesamt
Pro	10 $/Lizenz/Monat	18 $/Lizenz/Monat	8.000 Minuten Speicher pro Lizenz
Business	19 $/Lizenz/Monat	29 $/Lizenz/Monat	Unbegrenzter Speicher, Aufnahmen bis 3 Stunden
Enterprise	39 $/Lizenz/Monat	k. A. (nur jährlich)	SSO, SCIM, HIPAA, privater Speicher

Die Preisseite von Fireflies zeigte bei unserer Prüfung keine Preise an; die Zahlen stammen daher aus dem Tracker von Scribbl, geprüft am 7. Oktober 2026. Gratis-Konten, die seit dem 1. September 2026 angelegt wurden, erhalten 3 transkribierte Meetings, sofern der automatische Beitritt nicht aktiviert ist.

Ideal für: Vertriebs- und Operations-Teams, die in ihrem CRM leben.

Ehrlicher Vorbehalt: Die Daten liegen standardmäßig in den USA; EU-Speicherung erfordert Enterprise Private Storage, und die Verarbeitung erfolgt weiterhin in den USA.

3. tl;dv: bester Meeting-Bot mit EU-Hosting (7,4/10)

tl;dv ist die beste Wahl für Teams, die einen klassischen Meeting-Bot mit EU-Hosting möchten. Das Unternehmen sitzt in Aachen, und sein Bot tritt Zoom, Google Meet und Teams bei, um aufzuzeichnen, zu transkribieren und KI-Notizen zu schreiben. Im deutschsprachigen Raum ist tl;dv eine der bekanntesten Marken der Kategorie.

Stärken: Analysen über mehrere Meetings hinweg, die Muster aus vielen Calls zusammenfassen, CRM-Synchronisation und eine klare Datenposition. tl;dv erklärt "EU data stays in the EU", gehostet bei AWS Frankfurt, Google Cloud und Hetzner in Deutschland und Finnland, verfügt über SOC 2 Type II und nutzt Kundendaten nach eigener Aussage nie zum Training von KI-Modellen.

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Monatliche Abrechnung	Jährliche Abrechnung
Free	0 €	0 €
Pro	29 €/Lizenz/Monat	18 €/Lizenz/Monat (216 €/Jahr)
Business	39 €/Lizenz/Monat	29 €/Lizenz/Monat (348 €/Jahr)

Quelle: tl;dv-Preise.

Ideal für: europäische Vertriebs-, Produkt- und Recruiting-Teams, die überwiegend online tagen und EU-Datenresidenz ohne Enterprise-Vertrag wollen.

Ehrlicher Vorbehalt: Die Erfassung läuft über einen Bot, daher zeigt jeder Call einen zusätzlichen Teilnehmer, und Präsenzbesprechungen sind nicht seine Stärke. Monatliche Abrechnung kostet rund 60 % mehr als jährliche.

4. Fellow: bester AI Note Taker für Teams mit Governance-Bedarf (7,4/10)

Fellow aus Ottawa (Kanada) ist der beste AI Note Taker für Organisationen, die administrativ steuern müssen, wer was aufzeichnet. Das Tool zeichnet ohne Bot auf, schreibt KI-Notizen und verknüpft sie mit Agenden und Aufgaben.

Stärken: Governance-Kontrollen für Admins, Agenda- und Aufgabenverfolgung sowie die Compliance-Angaben "GDPR compliance", "SOC 2 Type II compliance" und "HIPAA / BAA compliance".

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Jährliche Abrechnung	Monatliche Abrechnung	Enthaltene Notizen
Free	0 $	0 $	5 KI-Notizen pro Nutzer (einmalig)
Team	7 $/Nutzer/Monat	11 $/Nutzer/Monat	10 Notizen pro Nutzer und Monat
Business	15 $/Nutzer/Monat	23 $/Nutzer/Monat	Unbegrenzt
Enterprise	25 $/Nutzer/Monat (ab 10 Nutzern)	k. A.	Siehe Anbieter

Quelle: Fellow-Preise.

Ideal für: Gesundheitswesen, Finanzdienstleister und andere regulierte mittelständische Unternehmen, die neben Notizen auch Meeting-Disziplin wollen.

Ehrlicher Vorbehalt: Fellow hostet bei AWS; Tests Dritter verorten die Daten in AWS Canada Central ohne EU-Residenzoption und nennen US-KI-Unterauftragsverarbeiter (OpenAI, Anthropic, Deepgram, AssemblyAI). Die Daten werden demnach nicht zum Training genutzt. Prüfen Sie den Speicherort im AVV.

5. Fathom: bester kostenloser AI Note Taker (7,3/10)

Fathom, ein US-Unternehmen, ist der beste kostenlose AI Note Taker, weil der Gratis-Tarif weder Aufnahmen noch Transkripte begrenzt. Es funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Slack, mit oder ohne Bot; der Gratis-Tarif nennt eine "Choice of bot-free (in beta) or bot capture", und die Preisseite kennzeichnet die Erfassung ohne Bot als Beta-Funktion für Mac.

Stärken: sofortige KI-Zusammenfassungen, KI-Aufgaben, „Ask Fathom“-Suche über alle Meetings sowie CRM-Feldsynchronisation mit HubSpot und Salesforce und eine Deal View im Business-Tarif. Fathom bietet ab dem Team-Tarif "HIPAA compliance with a standard BAA".

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Monatliche Abrechnung	Jährliche Abrechnung
Free	0 $	0 $
Premium	20 $/Nutzer/Monat	16 $/Nutzer/Monat
Team (ab 2 Nutzern)	19 $/Nutzer/Monat	15 $/Nutzer/Monat
Business	34 $/Nutzer/Monat	25 $/Nutzer/Monat
Enterprise (SSO, SCIM, eigene Aufbewahrung)	k. A.	35 $/Nutzer/Monat, nur jährlich

Quelle: Fathom-Preise.

Ideal für: Vertriebs-, Customer-Success- und Beratungsteams, die zunächst kostenlos brauchbare Notizen wollen und später CRM-Synchronisation.

Ehrlicher Vorbehalt: Analysen seiner Sicherheitsdokumentation berichten von Datenspeicherung in den USA und der Nutzung de-identifizierter Daten zur Modellverbesserung, mit Opt-out. Deshalb erhält Fathom bei der EU-Compliance nur 4; europäische Käufer sollten den AVV unterzeichnen und diese Einstellung vor dem Rollout deaktivieren.

6. Microsoft 365 Copilot in Teams: bester AI Note Taker für Teams (7,3/10)

Copilot in Teams ist der beste AI Note Taker für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten, weil die Notizen unter der bestehenden Governance des Tenants bleiben. Er liefert die intelligente Zusammenfassung (Intelligent Recap), Fragen und Antworten während und nach dem Call sowie eigene Zusammenfassungsvorlagen.

Stärken: Microsoft erklärt, dass "Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs" und dass "For EU customers, Microsoft Copilot is an EU Data Boundary service" (Microsoft Learn, Copilot-Datenschutz). Die Aufbewahrung läuft über Microsoft Purview.

Lizenz	Jahreslaufzeit	Monatliche Abrechnung
Microsoft 365 Copilot	30 $/Nutzer/Monat	31,50 $/Nutzer/Monat
Copilot Business (bis 300 Lizenzen)	21 $/Nutzer/Monat (Aktion 18 $ bis 31. Dez. 2026)	25,20 $/Nutzer/Monat

Beide setzen eine berechtigte Microsoft-365-Basislizenz voraus. Die Preisseite von Microsoft lud während unserer Prüfung nicht; die Zahlen stammen aus Lizenzleitfäden von 2026, bestätigen Sie sie daher mit Ihrem Microsoft-Partner. Die intelligente Zusammenfassung erfordert Teams Premium oder eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz; eigene Zusammenfassungsvorlagen erfordern Copilot.

Ideal für: jedes Microsoft-365-Unternehmen, das die meisten Meetings in Teams abhält. Unser Microsoft-Copilot-Training hilft Teams, aus Zusammenfassungen gelebte Gewohnheiten zu machen.

Ehrlicher Vorbehalt: Er deckt nur Teams ab. Microsoft weist darauf hin, dass Modelle, die Anthropic als Unterauftragsverarbeiter bereitstellt, derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen sind; prüfen Sie also, welche Modelle Ihr Admin freischaltet.

7. Gemini in Google Meet: bester Gegenwert in Google Workspace (7,2/10)

Die Gemini-Funktion „Notizen für mich erstellen“ (Take notes for me), von Google direkt in Meet integriert, ist der AI Note Taker mit dem besten Gegenwert für Unternehmen mit Google Workspace, weil sie in Editionen enthalten ist, die viele bereits bezahlen.

Stärken: nativ in Meet, kein zusätzlicher Anbieter und Googles Zusage, dass "Workspace does not use customer data for training models without customer's prior permission or instruction" (Google Workspace Privacy Hub).

Workspace-Edition (regulärer Preis, geprüft am 8. Nov. 2026)	Preis pro Nutzer/Monat	Notizen für mich erstellen
Business Starter	6,80 €	Nicht enthalten, laut Leitfäden Dritter
Business Standard	13,60 €	Enthalten
Business Plus	21,10 €	Enthalten

Quelle: Google-Workspace-Preise. In den ersten 3 Monaten gilt ein Rabatt von 50 %. Die Funktion "requires an eligible Google Workspace edition or Google AI plan" (Google-Meet-Hilfe).

Ideal für: Workspace-Unternehmen, die die meisten Calls in Meet führen. Siehe unser Gemini-Training für Unternehmen.

Ehrlicher Vorbehalt: Unterstützt werden Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch und Spanisch, aber jeweils nur „eine Sprache gleichzeitig“; zweisprachige Meetings leiden darunter, und Katalanisch wird nicht unterstützt. Die Funktion arbeitet nur in Meet.

8. Read AI: beste App-übergreifende Suche (7,2/10)

Read AI aus Seattle ist der beste KI-Meeting-Assistent für Teams, die eine einzige Suche über alle Apps wollen. Das Tool erstellt Zusammenfassungen und Transkripte in mehr als 20 Sprachen, Video-Highlights und einen Meeting-Coach.

Stärken: Unternehmenssuche über mehrere Apps und ein höchster Tarif, der HIPAA, SAML/SCIM und "EU & CA hosting" ergänzt. Die Datenschutzseiten beschreiben ein jährlich auditiertes SOC 2 Type II, einen AVV nach Art. 28 DSGVO sowie Übermittlungen auf Basis des Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln.

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Monatliche Abrechnung	Jährliche Abrechnung
Free	0 $ (5 Transkripte pro Monat)	0 $
Pro	19,75 $/Nutzer/Monat	15 $/Nutzer/Monat
Enterprise	29,75 $/Nutzer/Monat	22,50 $/Nutzer/Monat
Enterprise+ (mind. 5 Lizenzen, EU-Hosting)	39,75 $/Nutzer/Monat	29,75 $/Nutzer/Monat

Quelle: Read-AI-Preise.

Ideal für: wissensintensive Teams, die zwischen Meetings, Postfächern und Chat jonglieren.

Ehrlicher Vorbehalt: EU-Hosting gibt es nur in Enterprise+. Betreiber in Europa sollten den Meeting-Coach und die Engagement-Kennzahlen vor dem Aktivieren am Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz aus der KI-Verordnung messen.

9. Granola: beste Notizqualität für Einzelpersonen (6,9/10)

Granola aus London ist der beste AI Note Taker für Menschen, die ihre Notizen noch gern selbst tippen. Die Desktop-App ohne Bot hört auf Ihrem Gerät mit und baut Ihre Stichpunkte zu einem vollständigen Protokoll aus, statt sie zu ersetzen.

Stärken: Modellauswahl, Integrationen mit Notion, HubSpot, Attio, Affinity und Zapier sowie eine API im Business-Tarif. Granola gibt an, dass "Audio is deleted from our systems" nach der Transkription und dass das Unternehmen "holds SOC 2 Type II certification" (Granola-Dokumentation).

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Preis	Enthält
Basic	0 $	30 Tage Verlauf
Business	14 $/Nutzer/Monat	Integrationen, API
Enterprise	35 $/Nutzer/Monat	SSO, HIPAA

Quelle: Granola-Preise.

Ideal für: Gründer, Investoren und Berater, die saubere persönliche Notizen wollen.

Ehrlicher Vorbehalt: "All data is stored on Amazon Web Services (AWS) servers located in the United States" und "We do not offer EU, UK, or other regional data residency at this time." In Free und Business dürfen anonymisierte Daten zur Verbesserung von Granolas eigenen Modellen genutzt werden, sofern Sie nicht widersprechen.

10. Otter.ai: starke Live-Transkription, schwache EU-Eignung (6,4/10)

Otter.ai aus Mountain View (Kalifornien) bleibt eine starke Wahl für günstige Live-Transkription, ist aber in dieser Liste am wenigsten für europäische Compliance geeignet. OtterPilot tritt Meetings als Bot bei; Otter transkribiert außerdem importierte Dateien und bietet im Enterprise-Tarif einen Sales Notetaker.

Stärken: Echtzeit-Transkription, bis zu 3 parallele Meetings im Business-Tarif und ein günstiger Pro-Tarif bei jährlicher Zahlung.

Tarif (geprüft am 8. Nov. 2026)	Monatliche Abrechnung	Jährliche Abrechnung	Grenzen
Basic	Dauerhaft kostenlos	Kostenlos	300 Minuten pro Monat
Pro	16,99 $/Nutzer/Monat	8,33 $/Nutzer/Monat	1.200 Minuten, 90 Min. pro Meeting
Business	30 $/Nutzer/Monat	19,99 $/Nutzer/Monat	Unbegrenzte Meetings, 4 Std. pro Meeting
Enterprise	Individuell	Individuell	SSO und SCIM ab 100 Nutzern

Quelle: Otter-Preise. HIPAA ist ein kostenpflichtiges Add-on.

Ideal für: Einzelpersonen und kleine US-Teams, die günstige, genaue Live-Untertitel brauchen.

Ehrlicher Vorbehalt: Otter verfügt über SOC 2 Type II, hostet aber in US-Regionen von AWS ohne EU-Residenz. Das Verfahren In re Otter.AI Privacy Litigation (5:25-cv-06911, N.D. Cal.) bündelt vier Sammelklagen aus dem Jahr 2025, die Otter Aufzeichnungen ohne Einwilligung und Training auf Aufnahmen vorwerfen; es handelt sich um Vorwürfe, nicht um Feststellungen.

Ebenfalls geprüft

• Zoom AI Companion / ZoomMate: Der Zoom-Tarif Workplace Basic enthält "ZoomMate Basic" mit "Meeting summaries (for 3 hosted meetings per month)". Die Preise der Bezahltarife wurden bei unserer Prüfung nicht angezeigt, daher haben wir es nicht bewertet.
• Avoma: ab 19 $/Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung, mit SOC II und HIPAA, aber der Fokus auf Vertriebsgespräche überschneidet sich mit Conversation-Intelligence-Tools.
• Bluedot und Plaud: Die Preisseite von Bluedot zeigte widersprüchliche Zahlen und keine Zertifizierungen; Plaud ist ein Hardware-Rekorder und damit eine andere Kaufentscheidung.

Wenn Ihr Team auch Follow-up-E-Mails und Berichte mit KI schreibt, deckt unser Ranking der besten KI-Schreibtools diesen nächsten Schritt ab.

Nativer Suite-Assistent oder eigenständiger KI-Meeting-Assistent: Was sollten Sie wählen?

Beginnen Sie mit dem nativen Assistenten, wenn eine Plattform den Großteil Ihrer Meetings trägt, und kaufen Sie ein eigenständiges Tool nur, wenn Sie plattformübergreifend tagen oder CRM-Synchronisation brauchen. Copilot und Gemini übernehmen das Sicherheits-, Aufbewahrungs- und Admin-Modell, das Sie bereits betreiben; deshalb erhalten sie bei der Governance 10 und 9.

Wenn Ihr Unternehmen...	Beginnen Sie mit	Warum
Mit Microsoft 365 arbeitet und überwiegend in Teams tagt	Copilot in Teams oder Teams Premium nur für Zusammenfassungen	Kein neuer Anbieter, EU Data Boundary, Aufbewahrung über Purview
Mit Google Workspace arbeitet und überwiegend in Meet tagt	Gemini „Notizen für mich erstellen“	Enthalten ab Business Standard (13,60 €)
Kunden auf Zoom, Meet und Teams trifft	Fireflies, tl;dv oder Fathom	Plattformübergreifende Erfassung
Notizen in HubSpot oder Salesforce braucht	Fireflies Business oder Fathom Business	Bidirektionale CRM-Synchronisation
Strenge Anforderungen an EU-Datenresidenz hat	Jamie oder tl;dv	Standardmäßig EU-Hosting
Viele Präsenzbesprechungen abhält	Jamie oder Granola	Erfassung ohne Bot auf dem eigenen Gerät

Eigenständige Tools gewinnen, wenn Kundengespräche auf der Plattform des Kunden stattfinden, nicht auf Ihrer. Native Assistenten gewinnen, wenn Ihr Sicherheitsteam sonst einen neuen Auftragsverarbeiter freigeben müsste.

Welche AI Note Taker halten Daten in der EU und aus Trainingsdaten heraus?

Nur tl;dv und Jamie hosten Daten standardmäßig in der EU, und Microsoft Copilot läuft für EU-Kunden innerhalb der EU Data Boundary. Read AI und Fireflies bieten EU-Optionen nur in ihren höchsten Tarifen, und Fathom, Granola und Otter hosten in den USA. Die Tabelle fasst zusammen, was die Anbieter mit Stand November 2026 veröffentlichen.

Tool	Speicherort	Training auf Ihren Daten?	Erfassung
Jamie	Standardmäßig EU	Nein	Ohne Bot
tl;dv	Standardmäßig EU (Deutschland, Finnland)	Nein	Bot
Copilot in Teams	EU Data Boundary für EU-Kunden	Nein (Foundation-LLMs)	Nativ
Gemini in Meet	Abhängig von Edition und Datenregion-Einstellungen	Nein, ohne vorherige Erlaubnis	Nativ
Read AI	EU- und Kanada-Hosting in Enterprise+	Standardmäßig aus (Modellverbesserung per Opt-in)	Bot
Fireflies.ai	USA; privater EU-Speicher in Enterprise (Verarbeitung in den USA)	Nein	Bot oder Erweiterung
Fellow	AWS Kanada (laut Tests)	Nein (laut Tests)	Ohne Bot
Fathom	USA	De-identifizierte Daten, Opt-out möglich	Bot oder ohne Bot (Beta, Mac)
Granola	Nur USA	Anonymisierte Daten in Free/Business, Opt-out	Ohne Bot
Otter.ai	Nur USA	Im laufenden Verfahren behauptet	Bot

Der Hosting-Standort beantwortet nur die halbe Frage. Fordern Sie von jedem Anbieter die Liste der Unterauftragsverarbeiter an: Ein in Frankfurt gehostetes Tool kann Audio trotzdem an einen US-Anbieter für Spracherkennung senden. „Nur zwei der zehn Tools hosten standardmäßig in der EU. Für die meisten Käufer sind der AVV und die Liste der Unterauftragsverarbeiter daher wichtiger als das Logo auf der Preisseite“, sagt Alfons Marques, Gründer von Technova Partners.

Ist die Aufzeichnung von Meetings mit einem AI Note Taker nach DSGVO zulässig?

Ja, wenn Sie eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO haben, alle Teilnehmenden vor Beginn der Aufzeichnung informieren und die nationalen Regeln zur Aufzeichnung von Gesprächen einhalten. Für interne Meetings ist die übliche Grundlage das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), gestützt auf eine dokumentierte Interessenabwägung und eine interne Aufzeichnungsrichtlinie. Eine Einwilligung von Beschäftigten ist selten wirksam, weil sie wegen des Abhängigkeitsverhältnisses im Arbeitsverhältnis kaum freiwillig erteilt wird.

Nationales Recht kommt hinzu. In Deutschland schützt § 201 StGB die Vertraulichkeit des nichtöffentlich gesprochenen Wortes; wer ein solches Gespräch ohne Einwilligung aufzeichnet, kann sich strafbar machen. Hinzu kommt das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil ein Note Taker als technische Einrichtung geeignet sein kann, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen; in der Praxis bedeutet das meist eine Betriebsvereinbarung vor dem Rollout. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Strafnormen und Mitwirkungsrechte, in Spanien und Frankreich erwarten die Datenschutzbehörden (AEPD und CNIL), dass Teilnehmende wissen, dass und warum sie aufgezeichnet werden. Bei Calls mit Kunden und Bewerbern ist ein klarer Hinweis vor der Aufzeichnung die sichere Standardlösung.

Ein kurzer Standardhinweis in der Kalendereinladung und zu Beginn des Calls deckt die meisten Fälle ab:

„Dieses Meeting wird von [Tool] aufgezeichnet und transkribiert, um ein Protokoll und Aufgaben zu erstellen. Aufnahmen werden [X Tage] aufbewahrt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Bitte sagen Sie der einladenden Person Bescheid, wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten.“

Die USA liefern ein warnendes Beispiel: Die gebündelte Sammelklage gegen Otter dreht sich um die Aufzeichnung von Personen, die nie zugestimmt haben. Alfons Marques bringt es auf den Punkt: „Der Note Taker ist nie das Compliance-Problem, der fehlende Hinweis ist es. Schreiben Sie vor dem Rollout eine Aufzeichnungsrichtlinie, dann haben Sie die meisten Fragen Ihres Betriebsrats oder Datenschutzbeauftragten bereits beantwortet.“ Unsere Leistungen zum DSGVO-Datenschutz decken diese Richtlinie und die AVV-Prüfung ab, und unser Leitfaden zu DSGVO und KI-Verordnung erklärt, wie Sie das berechtigte Interesse dokumentieren.

Was bedeutet die EU-KI-Verordnung für KI-Meeting-Assistenten?

Zwei Regeln der KI-Verordnung sind für Meeting-Tools relevant: die Transparenzpflichten nach Artikel 50, die seit dem 2. August 2026 gelten, und das Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz nach Artikel 5 Abs. 1 lit. f, in Kraft seit dem 2. Februar 2025. Ein Verstoß gegen das Verbot kann bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes kosten; Verstöße gegen Artikel 50 werden mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % geahndet. Praktisch bedeutet Artikel 50, Personen zu informieren, wenn sie einem Emotionserkennungssystem ausgesetzt sind, und KI-generierte Inhalte erkennbar zu machen; Meeting-Zusammenfassungen, die außerhalb des Teams geteilt werden, sollten daher als KI-generiert gekennzeichnet sein.

Das praktische Risiko steckt in „Sentiment“-, „Engagement“- und Coaching-Werten. Leitet eine Funktion aus Stimme oder Video ab, wie sich Beschäftigte fühlen, muss Ihr Unternehmen als Betreiber vor dem Aktivieren prüfen, ob sie unter das Verbot fällt. Das ist ein Prüfauftrag für den Betreiber, kein Befund gegen einen bestimmten Anbieter.

Microsoft etwa erklärt, dass es generative KI in Copilot-Szenarien daran hindert, Rückschlüsse auf "performance, attitude, internal or emotional state, or personal characteristics" von Beschäftigten zu ziehen (Microsoft Learn, Copilot-Datenschutz). Unser Leitfaden zur KI-Verordnung für Unternehmen geht die vollständige Checkliste für Betreiber durch.

Was kostet ein AI Note Taker für ein 10-köpfiges Team?

Zu jährlichen Listenpreisen kosten zehn Lizenzen eines in US-Dollar abgerechneten Tools zwischen 840 $ pro Jahr (Fellow Team, begrenzt auf 10 Notizen pro Nutzer und Monat) und 2.520 $ zuzüglich Basislizenzen (Copilot Business). Die in Euro abgerechneten Optionen reichen von 1.632 € (Gemini über Workspace, komplette Suite) bis 3.960 € (Jamie Team).

In USD abgerechnete Tools

Tool und Tarif	Pro Lizenz/Monat (jährlich)	10 Lizenzen, 12 Monate
Fellow Team (10 Notizen/Nutzer/Monat)	7 $	840 $
Granola Business	14 $	1.680 $
Fathom Team	15 $	1.800 $
Fellow Business (unbegrenzte Notizen)	15 $	1.800 $
Read AI Pro	15 $	1.800 $
Fireflies Business	19 $	2.280 $
Otter Business	19,99 $	2.398,80 $
Copilot Business	21 $ + Basislizenz	2.520 $ + Basislizenz

In EUR abgerechnete Tools

Tool und Tarif	Pro Lizenz/Monat (jährlich)	10 Lizenzen, 12 Monate
Gemini über Workspace Business Standard	13,60 € (komplette Suite)	1.632 €
tl;dv Pro	18 €	2.160 €
Jamie Team	33 €	3.960 €

Die beiden Tabellen sind getrennt, weil Listenpreise in USD und EUR nicht direkt vergleichbar sind; rechnen Sie zu Ihrem eigenen Kurs um. Listenpreise verstehen sich zzgl. MwSt. und ohne Aktionen. Gratis-Tarife reichen für einen Pilot: Der von Fathom ist unbegrenzt, sodass Sie den Workflow einen Monat lang testen können, bevor Sie eine einzige Lizenz bezahlen.

Welcher AI Note Taker passt zu Ihrem Unternehmen?

Wählen Sie das Tool passend zu Ihrer Plattform, Ihren Datenregeln und dem Ort, an dem die Notizen landen sollen. Suchen Sie die Zeile, die Ihrer Situation am nächsten kommt, und pilotieren Sie die erste Wahl.

Unternehmensprofil	Erste Wahl	Alternative
Start-up oder KMU, gemischte Plattformen, knappes Budget	Fathom Free oder Team	Fireflies Pro
EU-Unternehmen mit strengen DSGVO-Anforderungen	Jamie	tl;dv
Microsoft-365-Konzern	Copilot in Teams	Teams Premium (nur Zusammenfassung)
Google-Workspace-Unternehmen	Gemini in Meet	tl;dv
Vertriebs- oder Customer-Success-Team mit CRM	Fireflies Business	Fathom Business
Regulierter Mittelstand (Gesundheit, Finanzen)	Fellow Business	Jamie Enterprise
Einzelberater oder Gründer	Granola	Fathom Free
Mehrsprachige Teams	Read AI (mehr als 20 Sprachen)	Testen Sie Ihre eigenen Sprachen im Pilot; Katalanisch wird von Gemini nicht unterstützt und ist bei den übrigen Tools ungeprüft

Führen Sie vor einer Entscheidung einen zweiwöchigen Pilot mit echten Meetings in Ihren eigenen Sprachen durch. Die Qualität der Zusammenfassungen schwankt mit Akzenten, Dialekten, gleichzeitigem Sprechen und Fachvokabular deutlich stärker, als Anbieter-Demos vermuten lassen. Wenn die Notizen der erste Schritt eines größeren Rollouts sind, helfen unsere Leistungen für generative KI, sie mit Ihren eigenen Systemen zu verbinden.

Methodik

Die Auswahl haben wir aus den Anbietern zusammengestellt, die für „best ai note taker“, „Meeting-Protokoll“ und „KI-Meeting-Assistent“ am häufigsten gerankt werden, ergänzt um die nativen Suite-Assistenten; Plattformen für Conversation Intelligence im Vertrieb haben wir ausgeschlossen. Für jedes Tool haben wir am 8. November 2026 die offizielle Preisseite sowie die Sicherheits-, Datenschutz- oder Hilfe-Dokumentation des Anbieters gelesen. Wo eine Anbieterseite keine Preise zeigte (Fireflies, Microsoft), haben wir einen datierten Preis-Tracker oder Lizenzleitfaden eines Dritten genutzt und dies im jeweiligen Eintrag vermerkt. Compliance-Angaben zitieren wir nach Möglichkeit direkt vom Anbieter; Angaben aus Tests Dritter sind als solche gekennzeichnet.

Jedes Kriterium wurde anhand der schriftlichen Ankerpunkte in der Bewertungstabelle mit 0 bis 10 bewertet, die gewichtete Summe ergibt den Score von 10. Einen Genauigkeits-Benchmark im Labor haben wir nicht durchgeführt; deshalb wird die Notizqualität nach dokumentierten Funktionen und nicht nach Wortfehlerraten bewertet. Die Scores folgen dem veröffentlichten Schema und werden überprüft, wenn Anbieter Preise oder Hosting-Optionen ändern. Technova vertreibt keines der Tools in diesem Vergleich und hat keinen eigenen Note Taker. Kein Anbieter hat für die Aufnahme oder für seinen Score bezahlt: Gesponserte Platzierungen auf dieser Seite werden als solche gekennzeichnet und können Sichtbarkeit kaufen, aber nie einen höheren Score.

Häufig gestellte Fragen zu AI Note Takern

Welcher ist der beste AI Note Taker 2026?

Jamie erreicht in unserem Vergleich den höchsten Score (7,6/10), getragen von EU-Hosting, ISO 27001 und keinem Training auf Ihren Daten. Fireflies.ai (7,5) ist die beste Wahl für Integrationen, und Fathom (7,3) ist dank unbegrenzter Gratis-Aufnahmen und Team-Lizenzen ab 15 $ pro Monat der beste kostenlose AI Note Taker. Die meisten anderen (Otter, Read AI, Jamie, Fireflies, tl;dv, Fellow, Granola) bieten begrenzte Gratis-Tarife.

Was ist ein AI Note Taker ohne Bot?

Ein AI Note Taker ohne Bot, manchmal auch botfreier Meeting-Rekorder genannt, erfasst den Meeting-Ton auf Ihrem eigenen Computer, statt dem Call als sichtbarer Teilnehmer beizutreten. Jamie und Granola arbeiten so, Fellow zeichnet ohne Bot auf, und Fathom bietet die Erfassung ohne Bot als Beta auf dem Mac. Tools ohne Bot eignen sich auch für Präsenzbesprechungen, Sie müssen die Teilnehmenden aber trotzdem über die Aufzeichnung informieren.

Fireflies oder Otter: Was ist besser, und ist Otter in Europa sicher nutzbar?

Fireflies ist für die meisten Business-Teams besser (7,5 gegenüber 6,4 in unserer Bewertung): Es veröffentlicht eine Zusage gegen Training und ISO 42001 und bietet tiefere Integrationen sowie eine API. Otter ist im jährlichen Pro-Tarif günstiger (8,33 $ gegenüber 10 $). Otter verfügt über SOC 2 Type II, hostet aber nur in US-Regionen von AWS und sieht sich einer anhängigen Sammelklage zur Einwilligung gegenüber; europäische Unternehmen brauchen daher einen AVV, einen dokumentierten Übermittlungsmechanismus und einen Aufzeichnungshinweis. tl;dv und Jamie sind die Otter-Alternativen mit EU-Hosting.

Sollte ich für Microsoft Teams Copilot oder ein eigenständiges Tool nutzen?

Wenn die meisten Ihrer Meetings in Teams stattfinden, beginnen Sie mit Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium: Die intelligente Zusammenfassung läuft in Ihrem Tenant, ohne dass ein neuer Auftragsverarbeiter freigegeben werden muss. Wählen Sie ein eigenständiges Tool wie Fireflies, tl;dv oder Fathom, wenn Sie auch über Zoom oder Google Meet tagen oder die Notizen mit einem CRM synchronisiert werden müssen.

Sind AI Note Taker DSGVO-konform?

Das Tool allein macht Sie nicht konform. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage, meist das berechtigte Interesse, einen Hinweis an die Teilnehmenden, einen unterzeichneten AVV und eine Aufbewahrungsfrist, in Deutschland bei Beschäftigten zudem in der Regel die Beteiligung des Betriebsrats. Jamie und tl;dv hosten Daten standardmäßig in der EU, was die Prüfung vereinfacht; in den USA gehostete Tools stützen sich auf Übermittlungsmechanismen, die Sie dokumentieren müssen. Beim Training erklären Fireflies, tl;dv, Jamie und Fellow, nicht auf Ihren Daten zu trainieren, Read AI lässt die Modellverbesserung standardmäßig deaktiviert, und Granola und Fathom erfordern ein Opt-out.